Artists of Lake Chapala
Secretary: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)
Publicity: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)
Art market: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Absent:
Treasurer: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)
Social Media: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Quorum: Yes
Old Business:
The Peter Shandera Scholarship Fund was picked up from his wife, Vicki Shandera.
NEW BUSINESS:
Election Update:
Ballot - needs to be revised with new names and dates. Vonn to revise and Anne to Print (20 - ½ pages)
Ballot Box - Anne
In-person voting will take place at the membership meeting on November 3rd, following introductions.
Time Keeper from the membership at large to be decided at the meeting. Vonn will bring the red, green, and yellow colored paper needed by the timekeeper.
Current Membership List to mark off hand ballot participants - Barbara & Vonn will coordinate
Hard copy
Electronic Ballots - Google Form by Vonn
Barbara & Vonn to email current members who have not picked up a ballot
Social Media position is not filled at this time
NOTE: The Monthly Membership meeting and email need to include the paragraph for candidates.
Website:
There are currently 13 artist profiles on the website. Vonn is ready to process more vonn.new@gmail.com.
Volunteers:
Future: Volunteer appreciation event
ALC needs an Art Market volunteer coordinator. There is a description in the Art Market debriefing document.
Migration Project:
The past migration project meeting was cancelled due to illness.
A new meeting will be set up for next month.
The Social Media
Gail Early is not running for Social Media in the open election. She brought a lot to ALC, and we are grateful for her talents and skills. No one has entered an intent to run at this time. Reach out to anyone who may be a good fit.
Bylaw Description: The Social Media Manager is responsible for ALC’s Facebook group, approving new member,s and moderating the posted content.
Lakeside News could be another way to promote ALC - look at placing an ad there.
Stephanie Byers volunteered to be ALC’s photographer
Financial Report: Due to illness, Gretchen is not present. A two-week delay is expected.
Publicity: Claudia reported that the same ads from last month will run in November. Guad Reporter increased their cost by 15%, our ad size was reduced to a 1/4th page but remains on the right side edge. $2300 for Guad Reporter; $2440 for Laguna Seminario/Lakeside News, and $600 for Ojo.
Membership:
138 total paid members; renewals are low (only 4 in October).
Online membership registration possibility was reviewed.
Renewal emails will continue
_24 Renewal notices sent out to people who were due to renew in October
17 Total memberships in October:11 new members, 4 renewed,
Membership had no related expenses.
Barbara suggested the possibility of having a survey to gain more insights about what people are interested in.
Art Market:
Claudia (publicity) will create a poster featuring pictures from events, so people attending the Art Market can learn more about ALC and what we do beyond the market.
Highlight that members don’t need to be artists to join.
List membership costs at 300 pesos to join.
Anne requested that there be 2 posters at the Market entrance and mid-point.
Create business cards for the board of directors and a generic card to hand out and share. Find best place to have cards printed. Bulk printing was reviewed. Anne to send a sample format to Jeff.
Consider issuing individual cards to people who have been with ALC for one year and are committed to continuing their association. Others use generic cards with space to write their name and number.
Cards must include the ALC’s name in both English and Spanish and feature a QR Code.
Get a price for different #s. Look at 250 to start.
Upcoming ALC Events:
October 26th Halloween Party at LCS. Good turnout with volunteers. The theme is Haunted Forest. Elena and Barbara purchased the needed supplies. Elena has already set up 100 candy bags. Setup is 3:00 pm at LCS. Candy starts at 4:00. Barbara will call Victor tomorrow about the table location. (Also, location for Day of the Dead)
October 29th to November 3rd, altar installation for Day of the Dead. There are five volunteers at this time; more are needed, especially on the 29th for setup and preplanning.
November 7th Meetup at Michael McMahon’s home for a studio tour
November 8th - Watercolor class at Montecarlo Hotel (3rd of a 4 day study)
November 3rd - membership meeting at LCS in the South Sala
November 20th - Third Thursday at MEDITERANEO CAFFE E CUCINA (Hidalgo 180b, Riberas del Pilar, 45906 Ajijic, Jal.) - Claudia is taking the lead on organizing the event to include reservations. Table setup is essential, with separate tables ideally so that members can share their stories more easily. Board members are encouraged to sit at different tables to encourage interaction. The small table setup will be debriefed at the November board meeting to evaluate member satisfaction and interaction. Barbara requested that when reservations are made, kitchen staff numbers be reviewed so there is less wait time and no one becomes overwhelmed.
November 15th - Art Market; board members are encouraged to add their observations to the debrief Google doc for Elena and Anne to review and report findings at the following art market meeting, targeted at resolving any issues or opportunities.
November 27th - Board of Directors' meeting via Zoom
Meeting adjourned at 5:03
********************************************************
Reunión mensual de la Junta Directiva de ALC por Zoom
23 de octubre de 2025
Iniciada a las 16:08 h por Zoom
Secretaria: Kat O’Sullivan
Secretaria: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com) Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com) Mercado de arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Ausentes: Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com) Redes sociales: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Quórum: Sí
Asuntos anteriores: El Fondo de Becas Peter Shandera fue establecido por su esposa, Vicki Shandera.
NUEVOS ASUNTOS:
Actualización de la elección:
Boleta - necesita ser revisada con nuevos nombres y fechas. Vonn la revisará y Anne la imprimirá (20 - ½ páginas)
Urna electoral - Anne
Votación presencial en la reunión de miembros el 3 de noviembre después de las presentaciones.
El Cronometrador será elegido entre los miembros presentes en la reunión. Vonn llevará papel de colores rojo, verde y amarillo, necesario para el cronómetro.
Lista actual de miembros para marcar a los participantes que voten con boleta física - Bárbara y Vonn coordinarán
Copia impresa
Boletas electrónicas - Formulario de Google por Vonn
Bárbara y Vonn enviarán correo electrónico a los miembros actuales que no hayan recogido una boleta
El puesto de Redes Sociales no está ocupado en este momento
NOTA: La reunión mensual de miembros y el correo electrónico deben incluir el párrafo para los candidatos.
Sitio web:
Actualmente hay 13 perfiles de artistas en el sitio web. Vonn está listo para procesar más: vonn.new@gmail.com.
Voluntarios:
Futuro: Evento de agradecimiento a los voluntarios
ALC necesita un coordinador de voluntarios para el Mercado de Arte. Hay una descripción en el documento de resumen del Mercado de Arte.
Proyecto de Migración:
La reunión pasada del proyecto de migración se canceló debido a una enfermedad.
Se organizará una nueva reunión para el próximo mes.
Las redes sociales
Gail Early no se postulará al cargo de Social Media en la elección abierta. Ella aportó mucho a ALC y estamos agradecidos por sus talentos y habilidades. Nadie ha manifestado intención de postularse hasta el momento. Comunícate con cualquier persona que pueda ser una buena opción.
Descripción según los Estatutos: El/la Gerente de Redes Sociales es responsable del grupo de Facebook de ALC, aprobando nuevos miembros y moderando el contenido publicado.
Lakeside News podría ser otra forma de promover ALC – considera colocar un anuncio allí.
Stephanie Byers se ofreció como voluntaria para ser la fotógrafa de ALC.
Informe Financiero: Debido a una enfermedad, Gretchen no está presente. Se espera un retraso de dos semanas.
Publicidad: Claudia informó que los mismos anuncios del mes pasado se publicarán en noviembre. Guad Reporter aumentó su costo en un 15%; el tamaño de nuestro anuncio se redujo a 1/4 de página, pero se mantiene en el borde derecho. $2300 para Guad Reporter; $2440 para Laguna Seminario/Lakeside News,y $600 para Ojo.
Membresía:
138 miembros con cuota pagada; las renovaciones son escasas (solo 4 en octubre).
Se revisó la posibilidad de registro de membresía en línea
Los correos electrónicos de renovación continuarán
24 Avisos de renovación enviados a personas que debían renovar en octubre
17 Total de membresías en octubre: 11 nuevos miembros, 4 renovaciones
No hubo gastos relacionados con la membresía.
Barbara sugirió la posibilidad de realizar una encuesta para obtener más información sobre los intereses de las personas.
Mercado del arte
Claudia (publicidad) creará un cartel con fotos de eventos para que las personas que asistan al Mercado de Arte conozcan mejor ALC y lo que hacemos más allá del mercado.
Resaltar que los miembros no necesitan ser artistas para unirse.
Indicar que la membresía cuesta 300 pesos para unirse.
Anne solicitó que haya 2 carteles en el Mercado: uno en la entrada y otro en el punto medio.
Crear tarjetas de presentación para los miembros de la junta directiva y una tarjeta genérica para repartir y compartir. Buscar el mejor lugar para imprimir las tarjetas. Se revisó la opción de impresión en volumen. Anne enviará un formato de muestra a Jeff.
Considerar emitir tarjetas individuales para las personas que han estado en ALC durante un año y están comprometidas a continuar. Los demás usarán tarjetas genéricas con espacio para escribir su nombre y número.
Las tarjetas deben llevar el nombre de ALC en inglés y en español e incluir un código QR.
Solicitar precio para diferentes cantidades. Comenzar con 250 como referencia.
Eventos Próximos de ALC:
26 de octubre - Fiesta de Halloween en LCS. Buena participación de voluntarios. El tema es Bosque Embrujado. Elena y Barbara compraron los suministros necesarios. Elena ya preparó 100 bolsas de dulces. La instalación comienza a las 3:00pm en LCS. Los dulces se reparten a partir de las 4:00. Bárbara llamará a Víctor mañana para confirmar la ubicación de las mesas. (También ubicación para el Día de Muertos)
Del 29 de octubre al 3 de noviembre - instalación del altar para el Día de Muertos. Hay 5 voluntarios hasta el momento; se necesitan más, especialmente para el día 29, para la instalación y la planificación previa.
7 de noviembre - Encuentro en casa de Micheal McMahon para un recorrido por su estudio
8 de noviembre - Clase de acuarela en el Hotel Montecarlo (tercer día de un estudio de cuatro días)
3 de noviembre - Reunión de miembros en LCS en la Sala Sur
20 de noviembre - Tercer jueves en MEDITERANEO CAFFE E CUCINA (Hidalgo 180b, Riberas del Pilar, 45906 Ajijic, Jal.) - Claudia está liderando la organización del evento, incluyendo las reservaciones. La disposición de las mesas es importante, idealmente con mesas separadas para que los miembros puedan compartir sus historias con mayor facilidad. Se anima a los miembros de la junta a sentarse en diferentes mesas para fomentar la interacción. La disposición de mesas pequeñas se evaluará en la reunión de la junta de noviembre para valorar la satisfacción y la interacción de los miembros. Bárbara solicitó que, al hacer la reservación, se revise el número de personal en cocina para reducir los tiempos de espera y evitar saturaciones.
15 de noviembre - Mercado de Arte; se anima a los miembros de la junta a agregar sus observaciones al documento de Google de retroalimentación para que Elena y Anne lo revisen y presenten hallazgos en la próxima reunión del mercado de arte, con el objetivo de resolver cualquier problema u oportunidad.
27 de noviembre - Reunión de la Junta Directiva vía Zoom
La reunión se levantó a las 5:03.