ALC Monthly Board Meeting Minutes

Sept 28, 2026

4:00 PM via Zoom

President/Website manager:  Vonn New  (vonn.new@gmail.com)

Vice President: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Treasurer:  Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)

Publicity:  Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Art market:  Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretary - Lori Haas (lorimhaas@gmail.com)

Social Media - Jennie Bergerson (jen.bergerson@gmail.com)

Minutes of all membership meetings and board meetings are posted on our website: https://www.artistsoflakechapala.org/minu

Board Members in attendance were Vonn, Barbara, Lori, Jennie, Gretchen, Claudia and Anne.

Monthly Member Meeting  

Barbara has arranged with Victor that an LCS employee will help with the chairs. Barbara will tip the helper 50p each month and submit that expense to Gretchen.

Presenter for Oct: 

Alicia Knox will assist an artist who specializes in pet portraits in their presentation. 

Will need a projector

Update on Rachel McKinney, who was supposed to present in August.  She has recovered all of her art!  Great news.  Turns out a neighbor took it and she had to get a lawyer involved to get it back.

Art Market

Report from Elena

Date Change Oct 24  Communicate widely

Great job volunteer team.

Art experiences: Feedback from Jennie Bergerson

She suggests that artists are reimbursed in some way for providing the class. And there was also a discussion about how we help to pay for art supplies. Jennie will be reimbursed for the drop cloths for the tables. A decision was made to credit the artists $200 for a booth at the art market and to reimburse the artist for materials used with a limit of 500p. And Jennie will be retroactively compensated for her presentation at the last market. Also the time will be changed to 11 am and 1 pm.

Suggestion from Ilene Haas to have a half-page flyer at the greeter and info tables, Vonn will make the flyers

Assuring chairs

Oct: Margarita Ramirez, possibly Jeanne Reither (Vonn will ask her for a demonstration)

Elections

General elections will begin at November Member meeting (assuming we approve changing the date)

Form for declaring candidacy: https://forms.gle/fVjBezxr7HNp6Qhk6

Timeline:

Sept 7 - Announce upcoming, invite volunteers to oversee/audit elections

Sept 28 - Open Declaration of Candidacy

Oct 26 - Close Declaration of Candidacy

Nov 2 - Annual Meeting, in-person voting, open remote voting

Nov 30 - Close remote voting

Dec 7 - Announce results.  Officers assume roles at the end of the meeting.

By Laws 

Vote to accept proposed bylaws changes will be concurrent with election of officers.

Summary of changes here: 2026 Proposed Bylaws Changes - Summary to Members

Complete proposed new bylaws here: ALC 2026 Proposed Bylaws - For Review

Also the election will include a vote to change the by-laws. One of the changes proposed is to change the length of the terms of office to 2 year terms but staggered. President, secretary, Membership coordinator, and Social Media Manager will be for 2 year terms. The other offices will be for 1 year terms. Future elections will be for 2 year terms.

Also another proposed change is to raise the spending limit without Board approval to 20  thousand pesos.

Vonn asked us to spend time to review the by-laws and thanked the by-laws committee.

All board members are strongly encouraged to read and understand.  Members might come to you for insight.

LCS Projects

Need help!!!  Vonn is over extended.  Can anyone take the lead on organizing volunteers for either of these?

Children's Halloween Party

Oct 25, 2pm - 5pm

Day of the Dead Altars

Oct 28

One volunteer: Patricia Guy patriciaguy07@gmail.com

Barbara related that she feels strongly that we should participate. We will need to create an outline and then get volunteers. Barbara suggests that we choose an easy person to celebrate for the Day of the Dead Altars such as Frida Khalo. 

Gretchen Barbara and Lori volunteered for the Children’s Halloween Party. Anne said she would recruit volunteers for the Day of the Dead Altars Event. Elena may be available to volunteer.

The Hallowern and Day of the Dead Zoom planning meetings are:

Day of the Dead Altars on Wednesday September 30th at 3 pm

Children’s Halloween Party on Friday October 1st at 5 pm

Vonn will set up the Zoom links

Project - Strut Your Mutt - Doggie Fashion Show

Claudia to report.

The date is March 6th. The venue is set and will be at no charge.

Artful Codgers

Vonn has been trying, without success, to contact Claudia Miramontes about securing a date at Ajijic Cultural Center.  Attempts have included in-person visits to ACC (leaving contact info with staff), email, facebook messages. Have not gotten a response.  Looking for help with this.

Melanie Peterson was suggested as a contact. Anne also said she would reach out to see if she can make contact. Claudia also said she could reach out as a Spanish speaker. Vonn suggested that they and Claudia could go on Friday to introduce themselves, around 4 pm. Anne suggests that they bring a small gift for her.

Tours, Meetups 

Claudia to send a list of questions she developed for tour operators to Vonn to make a form to put on the website. Claudia said she sent a list via email but can change it to questions. Vonn will recheck their email.

Barbara continuing to interface with Stephanie S. about meetups and getting info in timely manner for inclusion in monthly meeting agenda

Treasurer’s Report 

Membership

September 2026 Membership Report

# of Renewal letters sent out to September expirations: 36 (20 members did not renew in Sept.)

Total paid members as of 09/30/2026:  159

Total September New and Renewed Members

(new,  renewed): 26

Total income for September 7,800 pesos

Total Membership Expenses for September: 0

September Membership Income Breakdown

09/07/2026 Monthly Membership Meeting

3 new 4 renewed 7 total. @ 300 = 2,100 p

09/17/2026 September Third Thursday Social

Renewal memberships  1 @300 = 300 = 300 p

09/19/2026 September Art Market

Memberships 18 @300 = 5,400 p

Publicity

Claudia Essenburg reports:  she is sending out an announcement to Ojo tonight and will send out notices to the other outlets.

Social Media

Jennie Reports:

Facebook during the last 28 days:

Views: 51,475 up from 224,349 

Engagement: 3071 up 470

New followers: 61 up 43

Jennie agreed to spread the word about the new date for the October Market

Website

 Vonn New reports:

• New Profile: Synthia David https://www.artistsoflakechapala.org/artists/synthia-david

• Updated Art Market pages

Upcoming ALC & Community Enrichment Events

ALC events are in Bold

• Sept 28,  4pm: ALC Board Meeting

• Oct 3,  10am - 5pm: Arte-Brije Art Market. Boulevard De Jin Xi #25, La Floresta.  FMI contact Eric Raygoza. 

• Oct 5, 11am: ALC Membership Meeting - LCS - 16 de Septiembre 16 S. Sala.

• Oct 8: ALC Meetup - Studio of George Treadwell

• Oct 15, 4 pm: ALC Third Thurs Social, Letra Che

• Oct 24, 10am - 3pm: ALC Art Market - CCAR

• Oct 25, 2pm - 5pm: LCS Children's Halloween Party

• Oct 26: Final Day to Declare Candidacy for ALC Elections 

• Oct 26, 4pm: ALC Board Meeting via Zoom

• Oct 28, Day of the Dead Altar at LCS

• Nov 2, 11 am - Monthly Member Meeting, ALC Annual Meeting and Start of Elections

• Nov 7  10am - 5pm: Arte-Brije Art Market. Boulevard De Jin Xi #25, La Floresta.  FMI contact Eric Raygoza. 

Acta de la reunión mensual de la junta directiva de ALC

Sept 28, 2026

4:00 PM via Zoom

Presidenta/Administradora del sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Vicepresidenta: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Coordinadora de membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)

Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Mercado de arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretaria: Lori Haas (lorimhaas@gmail.com)

Redes sociales: Jennie Bergerson (jen.bergerson@gmail.com)

Las actas de todas las reuniones de los miembros y de la junta directiva están disponibles en nuestro sitio web: https://www.artistsoflakechapala.org/minu

Los miembros de la junta directiva presentes fueron: Vonn, Barbara, Lori, Jennie, Gretchen, Claudia y Anne.

Reunión mensual de miembros

Barbara ha acordado con Victor que un empleado de LCS ayude con las sillas. Barbara le dará una propina de 50 peniques al mes a la persona que ayude y presentará ese gasto a Gretchen.

Ponente para octubre:

Alicia Knox colaborará en la presentación de un artista especializado en retratos de mascotas.

Se necesitará un proyector.

Actualización sobre Rachel McKinney, quien debía realizar una presentación en agosto: ¡ha recuperado todas sus obras de arte! ¡Qué buena noticia! Resulta que un vecino se las había llevado, y ella tuvo que recurrir a un abogado para poder recuperarlas.

Mercado de Arte

Informe de Elena

Cambio de fecha: 24 de octubre. Por favor, difúndanlo ampliamente.

¡Excelente trabajo, equipo de voluntarios!

Experiencias artísticas: Comentarios de Jennie Bergerson

Ella sugiere que los artistas reciban algún tipo de compensación por impartir las clases. También se debatió cómo podemos contribuir a cubrir los gastos de los materiales artísticos. Se reembolsará a Jennie el costo de las cubiertas protectoras utilizadas en las mesas. Se acordó otorgar a los artistas un crédito de 200 $ para un puesto en el mercado de arte, además de reembolsarles los gastos en materiales, hasta un límite de 500 $. Asimismo, Jennie recibirá una compensación retroactiva por su presentación en el mercado anterior. Por otro lado, el horario se ajustará a las 11:00 a. m. y a la 1:00 p. m.

Sugerencia de Ilene Haas: preparar folletos de media página para colocar en los puntos de bienvenida y en las mesas de información. Vonn se encargará de elaborar dichos folletos.

Coordinación de las sesiones:

Octubre: Margarita Ramirez; posiblemente Jeanne Reither (Vonn le solicitará que realice una demostración).

Elecciones

Las elecciones generales comenzarán durante la reunión de miembros de noviembre (sujeto a la aprobación del cambio de fecha).

Formulario para presentar una candidatura: https://forms.gle/fVjBezxr7HNp6Qhk6

Cronograma:

7 de septiembre: Anuncio de las próximas elecciones; invitación a voluntarios para supervisar/auditar el proceso electoral.

28 de septiembre: Apertura del periodo de presentación de candidaturas.

26 de octubre: Cierre del periodo de presentación de candidaturas.

2 de noviembre: Asamblea anual; votación presencial y apertura de la votación a distancia.

30 de noviembre: Cierre de la votación a distancia.

7 de diciembre: Anuncio de los resultados. Los cargos electos asumen sus funciones al finalizar la reunión.

Estatutos

La votación para aprobar los cambios propuestos a los estatutos se llevará a cabo simultáneamente con la elección de los miembros de la junta directiva.

Resumen de los cambios aquí: Cambios propuestos a los estatutos para 2026 - Resumen para los miembros

Texto completo de los nuevos estatutos propuestos aquí: Estatutos propuestos para ALC 2026 - Para su revisión

Asimismo, el proceso electoral incluirá una votación sobre la modificación de los estatutos. Uno de los cambios propuestos consiste en establecer mandatos de dos años, de forma escalonada. Los cargos de presidente, secretario, coordinador de membresía y gestor de redes sociales tendrán una duración de dos años, mientras que los demás cargos tendrán una duración de un año. En futuras elecciones, todos los mandatos serán de dos años.

Otro cambio propuesto es aumentar a 20 000 pesos el límite de gasto permitido sin necesidad de aprobación previa de la junta directiva.

Vonn nos pidió que dedicáramos tiempo a revisar los estatutos y expresó su agradecimiento al comité encargado de los mismos.

Se recomienda encarecidamente a todos los miembros de la junta directiva que lean y comprendan el documento, ya que los socios podrían acudir a ustedes en busca de aclaraciones.

Proyectos de LCS

¡Necesitamos ayuda! Vonn está sobrecargada de tareas. ¿Alguien podría hacerse cargo de coordinar a los voluntarios para alguna de estas actividades?

Fiesta de Halloween para niños

25 de octubre, de 14:00 a 17:00 h

Altares del Día de los Muertos

28 de octubre

Una voluntaria: Patricia Guy, patriciaguy07@gmail.com

Barbara considera fundamental que participemos. Tendremos que elaborar un plan y, posteriormente, conseguir voluntarios. Barbara sugiere que, para los altares del Día de los Muertos, elijamos a una figura sencilla de representar, como Frida Kahlo.

Gretchen, Barbara y Lori se han ofrecido como voluntarias para la fiesta de Halloween infantil. Anne se ha comprometido a reclutar voluntarios para el evento de los altares del Día de los Muertos. Es posible que Elena también pueda participar como voluntaria.

Las reuniones de planificación por Zoom para Halloween y el Día de los Muertos son:

Altares del Día de los Muertos: miércoles 30 de septiembre a las 15:00 h

Fiesta de Halloween para niños: viernes 1 de octubre a las 17:00 h

Vonn se encargará de crear los enlaces de Zoom.

Proyecto: «Strut Your Mutt» (Desfile de moda canina)

Claudia informará al respecto.

La fecha es el 6 de marzo. El lugar ya está definido y no tendrá costo alguno.

Artful Codgers

Vonn ha intentado, sin éxito, ponerse en contacto con Claudia Miramontes para asegurar una fecha en el Centro Cultural Ajijic (CCA). Los intentos han incluido visitas presenciales al CCA (dejando los datos de contacto al personal), correos electrónicos y mensajes por Facebook. No se ha recibido respuesta. Se solicita ayuda con este asunto.

Se sugirió a Melanie Peterson como posible contacto. Anne también comentó que intentará comunicarse con ella. Claudia, por su parte, señaló que podría intentar contactarla, aprovechando que habla español. Vonn propuso que ella y Claudia acudan el viernes, alrededor de las 4:00 p. m., para presentarse. Anne sugiere llevarle un pequeño obsequio.

Excursiones y encuentros

Claudia enviará a Vonn una lista de preguntas —que ella misma elaboró ​​para los operadores turísticos— con el fin de crear un formulario que se incluirá en el sitio web. Claudia comentó que ya había enviado una lista por correo electrónico, pero que puede adaptarla para que consista en preguntas específicas. Vonn revisará su correo electrónico.

Barbara seguirá en contacto con Stephanie S. en relación con los encuentros, asegurándose de recibir la información a tiempo para incluirla en el orden del día de la reunión mensual.

Informe del tesorero

Membresía

Informe de Membresía de Septiembre de 2026

Número de cartas de renovación enviadas a miembros cuyas membresías vencieron en septiembre: 36 (20 miembros no renovaron en septiembre)

Total de miembros al corriente de pago al 30/09/2026: 159

Total de miembros nuevos y renovados en septiembre

(nuevos, renovados): 26

Ingresos totales de septiembre: 7,800 pesos

Gastos totales de membresía en septiembre: 0

Desglose de ingresos de membresía de septiembre

Reunión mensual de miembros del 07/09/2026

3 nuevos, 4 renovados, 7 en total. 300 a 2100 p

17/09/2026 Tercer Jueves Social

Renovación de membresías: 1 a 300 a 300 a 300 p

19/09/2026 Mercado de Arte de Septiembre

18 membresías a 300 a 5400 p

Publicidad

Claudia Essenburg informa: esta noche enviará un anuncio a Ojo y hará llegar avisos a los demás medios.

________________ Guadalajara Reporter

________________ Laguna Seminario / Lakeside News

—------------------------ Ojo

—----------------------- Varios

Redes sociales

Informe de Jennie:

Facebook durante los últimos 28 días:

Vistas: 51 475 (frente a 224 349)

Interacción: 3071 (un aumento de 470)

Nuevos seguidores: 61 (un aumento de 43)

Jennie aceptó difundir la información sobre la nueva fecha para el Mercado de octubre.

Sitio web

Novedades de Vonn:

• Nuevo perfil: Synthia David https://www.artistsoflakechapala.org/artists/synthia-david

• Páginas del mercado del arte actualizadas

Próximos eventos del ALC y de enriquecimiento comunitario

Los eventos del ALC aparecen en negrita.

• 28 de septiembre, 4 p. m.: Reunión de la Junta Directiva del ALC

• 3 de octubre, 10 a. m. – 5 p. m.: Mercado de arte «Arte-Brije». Boulevard De Jin Xi n.º 25, La Floresta. Para más información, contacte a Eric Raygoza.

• 5 de octubre, 11 a. m.: Reunión de miembros del ALC – LCS – Sala 16 de Septiembre 16 S.

• 8 de octubre: Encuentro (Meetup) del ALC – Estudio de George Treadwell

• 15 de octubre, 4 p. m.: Evento social del ALC (tercer jueves del mes) – Letra Che

• 24 de octubre, 10 a. m. – 3 p. m.: Mercado de arte del ALC – CCAR

• 25 de octubre, 2 p. m. – 5 p. m.: Fiesta de Halloween para niños en LCS

• 26 de octubre: Fecha límite para presentar candidaturas para las elecciones del ALC

• 26 de octubre, 4 p. m.: Reunión de la Junta Directiva del ALC vía Zoom

• 28 de octubre: Altar del Día de Muertos en LCS

• 2 de noviembre, 11 a. m.: Reunión mensual de miembros, asamblea anual del ALC e inicio de las elecciones

• 7 de noviembre, 10 a. m. – 5 p. m.: Mercado de arte «Arte-Brije». Boulevard De Jin Xi n.º 25, La Floresta. Para más información, contacte a Eric Raygoza.