Artists of Lake Chapala
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Artist of Lake Chapala Elections
2025 for 2026 Board of Directors
Voting Bylaws
Is intended to include both remote members and those who are attending meetings in person.
The bylaws committee will administer in-person and remote voting ensuring that each member gets only one vote.
A specific date/time deadline will be announced at least 2 weeks in advance of each total membership vote. The results of total membership voting will be shared via email and on the website.
A simple majority of votes cast prevails.
The Board of Directors:
Elected Officers of the Association
President
Vice-President
Secretary
Treasurer
Membership Coordinator
Website Manager
Social Media Manager
Duties of the Board of Directors
The duties of the Board are to actively promote the organization, its welfare, and its success. It is the responsibility of the Board to make recommendations to the President, decide upon all matters of finances and policy not otherwise delegated herein, inspect and approve the books of the Treasurer and the Recording Secretary, and in general direct the management and operation of ALC. The officers shall be responsible for registering ALC as an Asociacion Civil and for ensuring compliance with government requirements. Develop a process for the proposal and approval of ad hoc committees and projects.
Any member may declare their candidacy for the above positions by stating their intention one month before the Annual meeting. They will be introduced at the Annual Meeting. Elections for positions will be by Total Membership Voting. Elected officers shall assume their duties and privileges at the close of the next meeting.
The term of all offices shall be one year. Officers may serve multiple terms if re-elected.
Any officer may resign at a meeting of the Board of Directors, or by communicating their intent to the President or the Vice-President. Any officer may be removed from office for cause by a vote of the membership. A vacancy in any office arising for any reason shall be filled for the unexpired portion of the term through an appointment by the Board of Directors.
Officers are volunteer positions. No officer shall receive compensation for the fulfillment of their duties as a board member.
Duties of Officers
The President shall preside at meetings of ALC and the Board of Directors. S/he may call special meetings of the Board by notifying its members at least three days in advance of the proposed meeting, either electronically or by phone. The President shall ensure that all legal and financial documents required for the conduct of the organization are filed with the proper authorities
The Vice-President performs the duties of the President in the absence of the President. In the event both the President and Vice President are unable to fulfill their duties, the Board shall select a temporary president by majority vote. In the absence or unavailability of the Treasurer, the vice-president shall have the authorities given to the Treasurer
The Secretary shall keep the minutes of all Monthly & Annual meetings of the ALC and the Board of Directors. These minutes shall be collected and become a permanent record of the activities of the Association. The collected minutes shall be readily available to any Board member at any time. If the Secretary is unable to be present at a meeting, s/he may designate another person to take minutes.
The Membership Coordinator shall be responsible for ensuring that membership data — the names, addresses, phone numbers, and email addresses of all members, as well as the standing of each concerning payment of dues—are maintained in an accurate and timely manner. S/he shall assist members in matters of membership and shall issue reminders before renewal deadlines.
The Website Manager shall be responsible for the functioning of the website. Make sure that updates are timely and it stays online.
The Social Media Manager is responsible for ALC’s Facebook group, approving new members and moderating the posted content.
Declaration of Candidacy
Any member may declare their candidacy for the above positions by stating their intention by Oct 20, 2025 by completing this form: https://forms.gle/w2aRqnohL57PAQtQ7
They will be introduced at the Annual Meeting on Nov 3, 2025. Elections for positions will be by Total Membership Voting.
Voting timeline:
October 01, 2025 - send email announcing election time line and general information
October 06, 2025 - announce the upcoming election at membership meeting/hand out the flyer
October 20, 2025 - deadline for candidate intentions to run and bio’s for the Nov. 3rd introduction.
November 03, 2025 - intro of candidates at the membership meeting and via email. In-person voting.
November 04, 2025 - open electronic voting
November 20, 2025 - meet and greet at the 3rd Thursday dinner.
November 24, 2025 - close election.
December 01, 2025 - election results announced. BoD is introduced via meeting and email.
January 01, 2026 - the newly elected board is active and takes on their roles.
** If you wish to join the bylaws committee to participate in oversight of the election or if you have any questions you can ask any current board member or email:
artisitsoflakechapala@gmail.com
President/Bylaws: Anne McFarland ( a.m.studio0528@gmail.com)
Vice President/Website manager: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Treasurer: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)
Publicity: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)
Art market: Elena Valdivia(helenvalpri@yahoo.com)
Social Media - Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Secretary - Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)
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Elecciones de Artistas del Lago de Chapala
2025 para la Junta Directiva de 2026
Estatutos de votación
Está previsto que participen tanto los miembros a distancia como los que asisten a las reuniones en persona.
El comité de estatutos administrará la votación presencial y a distancia, asegurándose de que cada miembro tenga un solo voto.
Se anunciará una fecha y hora límite específicas con al menos dos semanas de antelación a cada votación de todos los miembros. Los resultados de la votación de todos los miembros se comunicarán por correo electrónico y en el sitio web.
Prevalecerá la mayoría simple de los votos emitidos.
La Junta Directiva:
Presidente
Vicepresidente
Secretario
Tesorero
Coordinador de membresías
Administrador del sitio web
Administrador de redes sociales
Funciones de la Junta Directiva
Las funciones de la Junta son promover activamente la organización, su bienestar y su éxito. Es responsabilidad de la Junta hacer recomendaciones al presidente, decidir sobre todos los asuntos financieros y de política que no se deleguen en el presente documento, inspeccionar y aprobar los libros del tesorero y del secretario de actas y, en general, dirigir la gestión y el funcionamiento de ALC. Los funcionarios serán responsables de registrar ALC como Asociación Civil y de garantizar el cumplimiento de los requisitos gubernamentales. Desarrollar un proceso para la propuesta y aprobación de comités y proyectos ad hoc.
Cualquier miembro puede declarar su candidatura para los puestos mencionados anteriormente manifestando su intención un mes antes de la reunión anual. Serán presentados en la reunión anual. Las elecciones para los puestos se realizarán mediante votación de todos los miembros. Los funcionarios elegidos asumirán sus funciones y privilegios al término de la siguiente reunión.
El mandato de todos los cargos será de un año. Los funcionarios pueden desempeñar varios mandatos si son reelegidos.
Cualquier miembro de la junta directiva podrá dimitir en una reunión de la junta directiva o comunicando su intención al presidente o al vicepresidente. Cualquier miembro de la junta directiva podrá ser destituido de su cargo por causa justificada mediante el voto de los miembros. Cualquier vacante en un cargo que se produzca por cualquier motivo se cubrirá para el resto del mandato mediante un nombramiento de la junta directiva.
Los cargos de la junta directiva son voluntarios. Ningún miembro de la junta directiva recibirá compensación alguna por el cumplimiento de sus funciones como miembro de la junta.
Funciones de los cargos
El presidente presidirá las reuniones de ALC y de la Junta Directiva. Podrá convocar reuniones extraordinarias de la Junta notificándolo a sus miembros con al menos tres días de antelación a la reunión propuesta, ya sea por medios electrónicos o por teléfono. El presidente se asegurará de que todos los documentos legales y financieros necesarios para el funcionamiento de la organización se presenten ante las autoridades competentes.
El vicepresidente desempeñará las funciones del presidente en ausencia de este. En caso de que tanto el presidente como el vicepresidente no puedan desempeñar sus funciones, la junta directiva elegirá a un presidente temporal por mayoría de votos. En ausencia o indisponibilidad del tesorero, el vicepresidente asumirá las funciones que le corresponden al tesorero.
El secretario levantará acta de todas las reuniones mensuales y anuales de la ALC y de la Junta Directiva. Estas actas se recopilarán y se convertirán en un registro permanente de las actividades de la Asociación. Las actas recopiladas estarán a disposición de cualquier miembro de la Junta en cualquier momento. Si el secretario no puede asistir a una reunión, podrá designar a otra persona para que levante acta.
El coordinador de membresías será responsable de garantizar que los datos de los miembros (los nombres, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de todos los miembros, así como la situación de cada uno en relación con el pago de las cuotas) se mantengan de manera precisa y oportuna. Ayudará a los miembros en cuestiones relacionadas con la membresía y enviará recordatorios antes de las fechas límite de renovación.
El administrador del sitio web será responsable del funcionamiento del sitio web. Se asegurará de que las actualizaciones sean oportunas y de que el sitio web permanezca en línea.
El administrador de redes sociales es responsable del grupo de Facebook de ALC, de aprobar a los nuevos miembros y de moderar el contenido publicado.
Declaración de candidatura
Cualquier miembro puede declarar su candidatura para los puestos mencionados anteriormente manifestando su intención antes del 20 de octubre de 2025 y rellenando este formulario: https://forms.gle/w2aRqnohL57PAQtQ7
Los candidatos serán presentados en la reunión anual del 3 de noviembre de 2025. Las elecciones para los puestos se realizarán mediante votación de todos los miembros.
Calendario de votaciones:
1 de octubre de 2025: envío de un correo electrónico anunciando el calendario de las elecciones y la información general.
6 de octubre de 2025: anuncio de las próximas elecciones en la reunión de miembros/distribución del folleto.
20 de octubre de 2025: fecha límite para que los candidatos presenten su intención de presentarse y sus biografías para la presentación del 3 de noviembre.
3 de noviembre de 2025: presentación de los candidatos en la reunión de miembros y por correo electrónico. Votación presencial.
4 de noviembre de 2025: apertura de la votación electrónica.
20 de noviembre de 2025: reunión y bienvenida en la cena del tercer jueves.
24 de noviembre de 2025: cierre de las elecciones.
1 de diciembre de 2025: se anuncian los resultados de las elecciones. Se presenta la junta directiva mediante una reunión y un correo electrónico.
1 de enero de 2026: la junta directiva recién elegida entra en funciones y asume sus cargos.
** Si desea unirse al comité de estatutos para participar en la supervisión de las elecciones o si tiene alguna pregunta, puede dirigirse a cualquier miembro actual de la junta o enviar un correo electrónico a:
artisitsoflakechapala@gmail.com
Presidenta/Estatutos: Anne McFarland ( a.m.studio0528@gmail.com)
Vicepresidenta/Administradora del sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Coordinadora de membresías: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Tesorera: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)
Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)
Mercado del arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Redes sociales: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Secretaria: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)