Artists of Lake Chapala
Para español, ver más abajo.
ALC Monthly Board Meeting via Zoom
Thursday, April 24, 2025
Opened at 4 PM via Zoom
Present were:
President/Bylaws: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vice President/Web Manager: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Treasurer: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)
Secretary: Nancy Diamond, ndd575@gmail.com)
Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan@gmail.com)
Art market: Elena Valdivia(helenvalpri@yahoo.com)
Member: Julieta (Jules) Treviño
Old Business:
Artful Codgers: Melody met with Anne, Melody initially asked ALC to join Artful Codgers (AC) and to produce the 2026 event, however, at the meeting Melody was unclear on AC and ALC’s role for the 2026 event. Melody wants ALC to do the signup, assume responsibility for financials/costs, do the intake and pick up, hang, plan the reception, and any other presentations. How does ALC want to move forward? A vote was not called, and the Board decided that more information needed to be obtained, especially about finances. Melody, Vonn, and Anne will meet again to review each party's role, finances, and the Ajijic Cultural Centers' expectations if ALC takes over the event, changing it from a single-person event to one run by an organization. After gathering and reporting the findings to the board, if ALC passes on the event, ALC will still have Melody come to our monthly members’ meeting to explain the event to our members, ask for volunteers for help, and invite us to participate as artists.
Peter Shandera scholarship fund: 11,650 pesos. Anne is in touch with Vicki, Peter’s widow. Vicki is thrilled to have this donation returned to the foundation. She is working on setting up a bank account in the Scholarship's name. Once complete, Gretchen will send the money to Vicki.
New Business:
Neill James: Antonio Lopez Vega requested young adult students in the Neill James art program get free memberships to ALC, and a shared space at the art markets. The Board needs more information to make decisions. Considerations discussed were: Would the first year be free for each young artist? Would there be a cap per year for these new artists’ memberships? How many new artists would we accept annually? Based on what merits? From how many legacy artists? This will require a revision of the bylaws to create a new membership category. The bylaws committee will meet with Sr Lopez for review.
Membership report
1200 pesos were collected in April for new and or renewal memberships. 44 reconnect emails were sent out. Records show 13 renewals are due in July.
BoD communication
Vonn has set up a calendar for the Board members to note their travels, named “ALC Board of Directors”. An invitation was sent to contribute to and view the calendar. https://calendar.google.com/calendar/u/0?cid=NDg5YzA0NzQxYTNmYzBiNWVjOTFjZjhlNzBiOTc1Y2U3YzNiNTNjODU5MTM3Y2MzM2VkMjBhOTVhMmNjODJkYUBncm91cC5jYWxlbmRhci5nb29nbGUuY29t
Social Media
Vonn volunteered to create a tutorial for photo and post sharing on our FB page. This will help explain how our members can be better engaged in our FB page, especially for our enrichment events and other notices they’d like brought to the group's attention. Philippa will make this tutorial shareable once it is completed.
Ad Hoc committee call out - A membership announcement was made to the members via our meeting and on Facebook about a collaborative show in the fall or winter of this year.. Vonn is inviting members to participate in the committee to plan the event.
Finance report: The Peter Shandera fund will be deducted from the association balance and moved to a line entry at the bottom of the financial report until the funds can be transferred appropriately. The current balance after adjusting is 57,650 pesos.
Publicity: The role of Publicity chair was reviewed. It was determined that the person taking on this position would be best suited as a project manager. Jefe has taken on many of the current tasks, however, his interests are more suited for graphics design and branding. We need additional volunteers with an understanding of ad submissions, scheduling deadlines, and additional opportunities. The person(s) in this position will work in tandem with all other board positions, promoting and initiating engagement.
Volunteers are still sought. Volunteer opportunities are on the ALC website https://www.artistsoflakechapala.org/volunteering. The list explains the position details and contact information.. If you have additional volunteer needs, please send a description to Vonn.We have a spreadsheet that tracks everyone who has volunteered at Please add yourself and any volunteers who have helped you so we can recognize and thank them.
Website: Julietta is working with Vonn on the website. She is adding style with graphics and color to make it more visually inviting. A member profile page is in place, and now we need to collect bio info for the members. This process will not be easy for members who are less technically adept. We will have a clinic in the future to collect and enter information from individuals. Members will need to provide their bio in English and Spanish, a headshot, and photos of art to display in an online gallery.
Art Market: Elena is taking over the Art Market Committee Chair. A review of her future reports was made: a number of tables, were there any walk-ins that required membership completion and table designation, overall attendance of the shoppers, and general feedback on where shoppers heard about us? Some of the items needing review before September's show are: tent availability and cost to our vendors, bartender cost and hours, general expenses, anticipated profit, and volunteerism, especially for the day of the market (vendor breaks, translating)?
Melody Peterson, who volunteers at LCS’s art market, asked if ALC wanted to combine ALC‘s monthly art markets with the LCS shows. The information was provided to the board, and a discussion ensued. Would the combined markets be for two days?. Would the ALC name get diluted, and possibly disappear under the LCS headline? A vote was taken that resulted in ALC not seeking any additional information on the merger, and Anne will let ALC know that we are passing on the offer at this time.
Enrichment Opportunities:
San Antonio meetup Thursday April 25th
The monthly members meeting is on May 5
LCS potluck May 5
Member profile page workshop to come
AMA Efren’s Museum meetup is May 13th, 11:00 am
Third Thursday Social, May 15th, is at Yves
5/23 BOD via meeting Zoom
5/28 at 8:00 am is the Mar's Cajititlan Tour with Juan Becerra
6/25 AquaBus adventure into the lake in Joco and lunch at Sabors Restaurant, more details to come.
Meeting adjourned at 5:45
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Reunión mensual de la Junta Directiva de ALC vía Zoom
Jueves, 24 de abril de 2025
Inauguración a las 16:00 h vía Zoom
Estuvieron presentes:
Presidenta/Estatutos: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vicepresidenta/Gerente web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)
Secretaria: Nancy Diamond (ndd575@gmail.com)
Coordinadora de membresía: Barbara Logan (barbara.logan@gmail.com)
Mercado de arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Miembro: Julieta (Jules) Treviño
Asuntos pendientes:
Artful Codgers: Melody se reunió con Anne. Inicialmente, Melody le pidió a ALC que se uniera a Artful Codgers (AC) y que organizara el evento de 2026. Sin embargo, en la reunión, Melody no aclaró el papel de AC y ALC para el evento de 2026. Melody quiere que ALC se encargue de la inscripción, asuma la responsabilidad de las finanzas y los costos, se encargue de la recepción y la recogida, la organización de la recepción y cualquier otra presentación. ¿Cómo planea ALC proceder? No se realizó una votación, y la Junta decidió que se necesitaba obtener más información, especialmente sobre finanzas. Melody, Vonn y Anne se reunirán nuevamente para revisar el papel de cada parte, las finanzas y las expectativas de los Centros Culturales de Ajijic si ALC asume la gestión del evento, convirtiéndolo de un evento individual a uno organizado por una organización. Después de reunir los hallazgos e informar a la junta, si ALC no realiza el evento, Melody aún asistirá a nuestra reunión mensual de miembros para explicarles el evento, solicitar voluntarios para ayudar e invitarnos a participar como artistas.
Fondo de becas Peter Shandera: 11,650 pesos. Anne está en contacto con Vicki, la viuda de Peter. Vicki está encantada de que esta donación se haya devuelto a la fundación. Está trabajando en la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la beca. Una vez completado, Gretchen le enviará el dinero a Vicki.
Nuevos negocios:
Neill James: Antonio López Vega solicitó que los jóvenes adultos del programa de arte Neill James obtuvieran membresías gratuitas en ALC y un espacio compartido en los mercados de arte. La Junta necesita más información para tomar decisiones. Las consideraciones discutidas fueron: ¿El primer año sería gratuito para cada joven artista? ¿Habría un límite anual para las membresías de estos nuevos artistas? ¿Cuántos nuevos artistas aceptaríamos anualmente? ¿Con base en qué méritos? ¿De cuántos artistas con trayectoria? Esto requerirá una revisión de los estatutos para crear un nuevo categoría de membresía. El comité de estatutos se reunirá con el Sr. López para su revisión.
Informe de membresía
En abril se recaudaron 1200 pesos para membresías nuevas o renovadas. Se enviaron 44 correos electrónicos de reconexión. Los registros muestran que 13 renovaciones vencen en julio.
Comunicación de la Junta Directiva
Vonn ha creado un calendario para que los miembros de la Junta anoten sus viajes, llamado "Junta Directiva del ALC". Se envió una invitación para contribuir y consultar el calendario. https://calendar.google.com/calendar/u/0?cid=NDg5YzA0NzQxYTNmYzBiNWVjOTFjZjhlNzBiOTc1Y2U3YzNiNTNjODU5MTM3Y2MzM2VkMjBhOTVhMmNjODJkYUBncm91cC5jYWxlbmRhci5nb29nbGUuY29t
Redes sociales
Vonn se ofreció como voluntario para crear un tutorial para compartir fotos y publicaciones en nuestra página de Facebook. Esto ayudará a explicar cómo nuestros miembros pueden participar mejor en nuestra página de Facebook, especialmente en nuestros eventos de enriquecimiento y otras notificaciones que deseen que se divulguen al grupo. Philippa publicará este tutorial una vez que esté completo.
Convocatoria del comité ad hoc: Se anunció a los miembros, a través de nuestra reunión y en Facebook, un evento colaborativo en otoño o invierno de este año. Vonn invita a los miembros a participar en el comité para planificar el evento.
Informe financiero: El fondo Peter Shandera se deducirá del saldo de la asociación y se transferirá a una línea al final del informe financiero hasta que los fondos se transfieran correctamente. El saldo actual, después del ajuste, es de 57,650 pesos.
Publicidad: Se revisó el puesto de presidente de Publicidad. Se determinó que la persona que asumirá este puesto sería la más adecuada como gerente de proyectos. Jefe ha asumido muchas de las tareas actuales; sin embargo, sus intereses se centran más en el diseño gráfico y el branding. Necesitamos voluntarios adicionales con conocimientos sobre envío de anuncios, programación de plazos y oportunidades adicionales. La(s) persona(s) en este puesto trabajarán en conjunto con los demás miembros de la junta directiva, promoviendo e impulsando la participación.
Aún se buscan voluntarios. Las oportunidades de voluntariado están disponibles en el sitio web de ALC: https://www.artistsoflakechapala.org/volunteering. La lista explica los detalles del puesto y la información de contacto. Si necesita más voluntarios, envíe una descripción a Vonn.
Tenemos una hoja de cálculo que hace un seguimiento de todas las personas que se han ofrecido como voluntarias. Agréguese usted mismo y a cualquier voluntario que lo haya ayudado para que podamos reconocerlos y agradecerles.
Sitio web: Julietta está trabajando con Vonn en el sitio web. Está añadiendo estilo con gráficos y color para hacerlo más atractivo visualmente. Ya existe una página de perfil de miembro, y ahora necesitamos recopilar información biográfica. Este proceso no será fácil para miembros con menos conocimientos técnicos. En el futuro, tendremos una clínica para recopilar e ingresar información personal. Los miembros deberán proporcionar su biografía en inglés y español, una foto de rostro y fotos de arte para exhibir en una galería en línea.
Mercado de Arte: Elena asumirá la presidencia del Comité del Mercado de Arte. Se revisaron sus informes futuros: número de mesas, si hubo personas sin cita previa que requirieran completar la membresía y designar la mesa, la asistencia general de los compradores y los comentarios generales sobre dónde se enteraron de nosotros. Algunos de los puntos que deben revisarse antes de la feria de septiembre son: disponibilidad y costo de las carpas para nuestros vendedores, costo y horario del barman, gastos generales, ganancias anticipadas y voluntariado, especialmente para el día del mercado (descansos para vendedores, traducción).
Melody Peterson, voluntaria en el mercado de arte de LCS, preguntó si ALC quería combinar los mercados de arte mensuales de ALC con las exposiciones de LCS. La información se proporcionó a la junta directiva y se inició un debate. ¿Los mercados combinados durarían dos días? ¿Se diluiría el nombre de ALC y posiblemente desaparecería bajo el nombre de LCS? Tras una votación, ALC no solicitó más información sobre la fusión, y Anne informará a ALC que rechazamos la oferta por el momento.
Oportunidades de enriquecimiento:
Reunión en San Antonio, jueves 25 de abril
Reunión mensual de miembros el 5 de mayo
Comida compartida de LCS el 5 de mayo
Taller para la página de perfil de miembro próximamente
Reunión en el Museo AMA Efren el 13 de mayo a las 11:00 a. m.
Tercer jueves social, 15 de mayo, en Yves
23/5 Reunión de la Junta Directiva por Zoom
28/5 a las 8:00 a. m. Tour de Laguna de Cajititlán con Juan Becerra
25/6 Aventura en AquaBus al lago en Joco y almuerzo en el Restaurante Sabors. Próximamente se darán más detalles.
La reunión finalizó a las 5:45 a. m.