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ALC Monthly Board Meeting via Zoom

September 25, 2025

Opened at 4 PM via Zoom

Notes by Kat O’Sullivan

Present:

President/Bylaws: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)

Vice President/Website Manager: Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Treasurer: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)

Secretary: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Publicity: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Art market: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Absent:

Social Media: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)

A quorum was acknowledged. 

QUICK RECAP:

The board meeting began with the introduction of Kat O'Sullivan as the candidate for secretary, which was approved with one outstanding vote due to absenteeism. The group reviewed financial performance, discussed upcoming events and advertising costs, and addressed challenges in engaging Mexican artists for planning projects. The conversation ended with updates on membership numbers, plans for various art market events, and discussions about improving communication and coordination among staff and volunteers. 

NEXT STEPS:

• Art Market - Send an email to Miguel with a deadline of Saturday for a decision on the CCAR venue for October and November events and send pictures of the previous event to Miguel.

• Art Market and Web Development - Meet on Saturday to work on creating a new vendor map for the upcoming art market. 

• Treasury -  Send another message to Vicki regarding the Peter Shandera Scholarship Fund. 

• Secretary - Take on secretarial responsibilities for the board. Include establishing quorum at the beginning of meetings in future minutes 

• Publicity -  Prepare a small ad for OJO magazine for November. 

Old Business

The board reviewed the Peter Shandera  Scholarship Fund status, which remains pending contact from this wife Vicki. It was noted that Gretchen is at LCS regularly for four hours and people are welcome to connect with her there for ALC business.

New Business

Kat O'Sullivan Joins Board Secretary Role:

At the beginning of the meeting was to introduce Kat O'Sullivan, for the secretary position. Kat shared her qualifications, including her experience as a professional leadership coach, published author, speaker, and facilitator. The board voted unanimously to approve Kat's addition to the group, and she expressed excitement about joining the team. 

Financial Report:

Gretchen reported strong financial performance, with 11,400 pesos in membership income and $10,300 in show fees, bringing the total bank balance to 72,787 pesos. The board discussed an upcoming event, with Elena confirming she had submitted her expense request and that auxiliary staff were paid 500 pesos per day for their services which met the fees that were paid at the Garden of Dreams. 

Publicity

There was a discussion about advertising timelines for the Guadalajara Reporter and Lakeside News, with Claudia and Gretchen agreeing to move forward with ads listing the CCAR as the location for the next market. 

The group discussed event expenses and advertising costs. Gretchen emphasized the importance of accurate expense tracking. She also shared the importance of reporting even unreimbursed small purchases so they can be counted as donations, giving a more accurate account of expenses for future planning. There was a review of various advertisements placed for recent events, including Guadalajara Reporter (1/3 page), the bilingual Lakeside News/Laguna Seminario with smaller ads in both languages), and Ojo (which requires submission a month ahead of time). There is a plan to put a small ad in Ojo in October and November, at a cost of $600 each month. Claudia presented the total advertising costs of $5,200, which exceeded the $5,000 estimated cost, prompting a discussion about future advertising plans. 

Membership:

Barbara reported on membership numbers, noting 144 total paid members, with 38 new/renewed memberships in September, including 20 new members from the art market. She mentioned that she sent out 54 renewal notices in August and September, with 31 renewals in that period. The group discussed following up with new meeting attendees via email. Barbara shared positive feedback about sending thank-you notes to art market volunteers, which received three responses of appreciation. 

Art Market Committee:

The board discussed the status of the location for the next art market event. There has not been formal approval for the October event. Elena confirmed that approval was still pending but communication with Miguel the CCAR manager was positive. Elena was encouraged to seek an immediate decision to allow time for advertising and setup. Elena shared that she would reach out to Miguel to explain the urgency. Vonn and Elena are planning to meet to work on new maps. There was a suggestion to go ahead as if CCAR location is approved. There was a discussion about ways to handle things if it is not approved.

The group discussed the other November 15th art market events. The other markets are the Racquet Club Terrace, and the American Legion Christmas Bazaar. There was an agreement to reach out to vendors about the potential conflicts and propose cross-advertising opportunities with the other groups. Elena and Gretchen plan to meet with Vonn to discuss implementing a pre-payment system for vendors, for vendor ease, avoid issues with no-shows, and ensure proper tracking of payments. Barbara suggested that vendors pre-pay in-person for the next month’s art market at the end of the market they are attending. The group discussed the importance of improving staff communication at the ALC art market events. There was a decision to create a WhatsApp group for staff and volunteers to coordinate needs more effectively during the event. In addition, there was an agreement to add their ideas to a shared Google document for Elena to review before the upcoming debriefing meeting. There was an agreement to have a Zoom meeting next week to discuss the art market document and opportunities at LCS (see below, upcoming events)..

Website:

Vonn shared that there is good progress on bio artist profiles on the website. There are currently 12 profiles. Those individuals have expressed appreciation for this opportunity. Vonn encouraged other Board Members to create a profile including their photo, even if they are not selling anything. Ze shared the need to update the photos on the website's home page. Claudia agreed to provide new photos, which she organized in a shared Google Drive folder under publicity.  

Volunteers:

There was a discussion about the need to review the volunteer list and provide descriptions for new roles. Also, there is a desire to create a volunteer appreciation event.

Migration Project:

The group discussed challenges in engaging Mexican artists, noting that daytime meetings pose a scheduling conflict due to artists' day jobs. Gretchen shared feedback from some community members, who found the migration project interesting but emphasized the importance of finding suitable times for artist participation. The team agreed to explore rescheduling meetings to accommodate artists' schedules and discussed the need for bilingual volunteers to assist with future meetings. It was acknowledged that Claudia, Vonn, and Elena are Spanish speakers. Elena shared that she has a friend who is bilingual and worked at LCS who would be good to invite as she is well connected in the community. The next migration project meeting was scheduled for October 22nd at Gretchen's house. Anne mentioned meeting with Miguel, a Mexican artist in San Antonio, and Claudia, a ballerina, who are collaborating on a similar project involving children and adults. There was a discussion about collaborating with them in November. 

Social Media

There was a discussion about the need for a secondary person to help with social media, as Gail is currently handling posts but could use help in engaging our member audiences. Anne suggested reaching out to Stephanie Byers' wife, Lori Haas, about a potential volunteer photography position and suggested she might also be interested in assisting with the Facebook page for the organization.

Upcoming ALC Events:

Anne noted that Stephanie is interested in organizing educational and historical events for the group in early October.

• October (11 & 25,) November (8th) - Watercolor class at Montecarlo Hotel 

• October 6th - membership meeting 

• October 16th - Third Thursday at MEDITERANEO CAFFE E CUCINA, 

• Hidalgo 180b, Riberas del Pilar, 45906 Ajijic, Jal.

• October 18th. - Art Market

• October 22nd - Migration (private home: email artistsoflakechapala@gmail.com to get the address)

• October 24th - Board of Directors' meeting via Zoom 

**Anne shared Michael McMahon's ideas for third Thursday events, which include a private meeting room, a half-hour social time, then giving each member two minutes to share, followed by a meal. The group acknowledged challenges with implementing these ideas, such as finding a location with a private room and related costs. Also, the challenge with managing time constraints given the number of people attending. There was a discussion about ways to adapt McMahon's platform, while maintaining the event's informal nature. One idea is to include an open mic opportunity.

Halloween and Day of the Dead Events:

The group discussed two upcoming events at Lake Chapala Society: a Halloween party on October 26th and an altar installation for Day of the Dead from October 29th to November 3rd. They agreed to set up a table at the Halloween party with candy and provide an activity for children, and to organize a Zoom meeting to discuss the altar installation and whether to honor one person or a group of artists. Barbara offered to send out educational information about Day of the Dead traditions, 

The meeting adjourned at: 5:13 pm

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Reunión mensual de la Junta Directiva de ALC por Zoom

25 de septiembre de 2025

Inauguración a las 16:00 h por Zoom

Notas de Kat O’Sillivan

Presentes:

Presidenta/Estatutos: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)

Vicepresidenta/Gerente del sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Coordinadora de membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)

Secretaria: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Mercado de arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Ausente:

Redes sociales: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)

Se reconoció el quórum

RESUMEN BREVE:

La reunión de la junta directiva comenzó con la presentación de Kat O'Sullivan como candidata a secretaria, la cual fue aprobada con un voto en contra debido al ausentismo. El grupo revisó el desempeño financiero, discutió los próximos eventos y los costos de publicidad, y abordó los desafíos para involucrar a artistas mexicanos en la planificación de proyectos. La conversación finalizó con actualizaciones sobre el número de miembros, planes para varios eventos del mercado de arte y discusiones sobre cómo mejorar la comunicación y la coordinación entre el personal y los voluntarios.

PRÓXIMOS PASOS:

• Mercado de Arte: Enviar un correo electrónico a Miguel con fecha límite el sábado para tomar una decisión sobre la sede del CCAR para los eventos de octubre y noviembre, y enviarle fotos del evento anterior.

• Mercado de Arte y Desarrollo Web: Reunirse el sábado para trabajar en la creación de un nuevo mapa de proveedores para el próximo mercado de arte.

• Tesorería: Enviar otro mensaje a Vicki sobre el Fondo de Becas Peter Shandera.

• Secretaría: Asumir las responsabilidades de secretaría de la junta. Incluir en las actas futuras la determinación del quórum al inicio de las reuniones.

• Publicidad: Preparar un pequeño anuncio para la revista OJO para noviembre.

Asuntos pendientes

La junta revisó el estado del Fondo de Becas Peter Shandera, que sigue pendiente de contacto con su esposa, Vicki. Se indicó que Gretchen asiste regularmente a LCS durante cuatro horas y que quienes deseen contactarla pueden hacerlo allí para asuntos de ALC.

Nuevos Negocios

Kat O'Sullivan se Incorpora a la Secretaria de la Junta:

Al inicio de la reunión, se presentó a Kat O'Sullivan para el puesto de secretaria. Kat compartió sus cualificaciones, incluyendo su experiencia como coach de liderazgo profesional, autora publicada, oradora y facilitadora. La junta votó unánimemente para aprobar la incorporación de Kat al grupo, y ella expresó su entusiasmo por unirse al equipo.

Informe Financiero:

Gretchen reportó un sólido desempeño financiero, con 11,400 pesos en ingresos por membresía y $10,300 en cuotas de exhibición, lo que elevó el saldo bancario total a 72,787 pesos. La junta habló sobre un próximo evento, y Elena confirmó que había presentado su solicitud de gastos y que el personal auxiliar recibía 500 pesos diarios por sus servicios, lo que cubría las cuotas que se pagaban en el Jardín de los Sueños.

Publicidad

Se discutió sobre los plazos de publicidad para el Guadalajara Reporter y el Lakeside News, y Claudia y Gretchen acordaron seguir adelante con los anuncios que incluyan al CCAR como la ubicación del próximo mercado.

El grupo discutió los gastos del evento y los costos de publicidad. Gretchen enfatizó la importancia de un registro preciso de los gastos. También mencionó la importancia de reportar incluso las compras pequeñas no reembolsadas para que puedan contabilizarse como donaciones, lo que proporciona una contabilidad más precisa de los gastos para la planificación futura. Se revisaron varios anuncios publicados para eventos recientes, incluyendo el Guadalajara Reporter (1/3 de página), el bilingüe Lakeside News/Laguna Seminario (con anuncios más pequeños en ambos idiomas) y Ojo (que requiere entrega con un mes de anticipación). Existe un plan para publicar un pequeño anuncio en Ojo en octubre y noviembre, con un costo de $600 mensuales. Claudia presentó el costo total de publicidad de $5,200, que superó el costo estimado de $5,000, lo que dio pie a una discusión sobre los planes publicitarios futuros.

Membresía:

Barbara informó sobre el número de miembros, señalando un total de 144 miembros de pago, con 38 membresías nuevas/renovadas en septiembre, incluyendo 20 nuevos miembros provenientes del mercado del arte. Mencionó que envió 54 avisos de renovación en agosto y septiembre, con 31 renovaciones en ese período. El grupo discutió la posibilidad de hacer seguimiento por correo electrónico a los nuevos asistentes a la reunión. Barbara compartió comentarios positivos sobre el envío de notas de agradecimiento a los voluntarios del mercado del arte, que recibieron tres respuestas de agradecimiento.

Comité del Mercado de Arte:

La junta directiva discutió el estado de la ubicación del próximo mercado de arte. No se ha recibido la aprobación formal para el evento de octubre. Elena confirmó que la aprobación aún está pendiente, pero la comunicación con Miguel, gerente de CCAR, fue positiva. Se animó a Elena a buscar una decisión inmediata para dar tiempo a la publicidad y el montaje. Elena comentó que se comunicaría con Miguel para explicarle la urgencia. Vonn y Elena planean reunirse para trabajar en nuevos mapas. Se sugirió seguir adelante como si la ubicación de CCAR estuviera aprobada. Se discutió cómo manejar la situación en caso de que no se apruebe.

El grupo discutió los otros mercados de arte del 15 de noviembre. Los otros mercados son la Terraza del Racquet Club y el Bazar Navideño de la Legión Americana. Se acordó contactar a los vendedores sobre los posibles conflictos y proponer oportunidades de publicidad cruzada con los demás grupos. Elena y Gretchen planean reunirse con Vonn para hablar sobre la implementación de un sistema de prepago para vendedores, para facilitarles el proceso, evitar problemas con las inasistencias y garantizar un seguimiento adecuado de los pagos. Barbara sugirió que los vendedores paguen por adelantado en persona para el mercado de arte del mes siguiente, al finalizar el mercado al que asistan. El grupo discutió la importancia de mejorar la comunicación del personal en los eventos del mercado de arte de ALC. Se decidió crear un grupo de WhatsApp para que el personal y los voluntarios coordinen mejor sus necesidades durante el evento. Además, se acordó agregar sus ideas a un documento compartido de Google para que Elena las revise antes de la próxima reunión informativa. Se acordó tener una reunión de Zoom la próxima semana para hablar sobre el documento del mercado de arte y las oportunidades en LCS (ver próximos eventos a continuación).

Sitio web:

Vonn comentó que hay un buen progreso en los perfiles de artistas biográficos en el sitio web. Actualmente hay 12 perfiles. Estas personas han expresado su agradecimiento por esta oportunidad. Vonn animó a otros miembros de la junta a crear un perfil con su foto, incluso si no están vendiendo nada. Ze mencionó la necesidad de actualizar las fotos en la página principal del sitio web. Claudia aceptó proporcionar nuevas fotos, las cuales organizó en una carpeta compartida de Google Drive, en la sección de publicidad.

Voluntarios:

Se discutió la necesidad de revisar la lista de voluntarios y proporcionar descripciones de los nuevos roles. Además, se desea organizar un evento de reconocimiento a los voluntarios.

Proyecto de Migración:

El grupo discutió los desafíos para involucrar a artistas mexicanos, señalando que las reuniones diurnas representan un conflicto de horarios debido a los trabajos de los artistas. Gretchen compartió los comentarios de algunos miembros de la comunidad, quienes encontraron interesante el proyecto de migración, pero enfatizaron la importancia de encontrar horarios adecuados para la participación de los artistas. El equipo acordó explorar la posibilidad de reprogramar las reuniones para adaptarse a los horarios de los artistas y discutió la necesidad de voluntarios bilingües para ayudar en futuras reuniones. Se reconoció que Claudia, Vonn y Elena hablan español. Elena compartió que tiene una amiga bilingüe que trabajó en LCS y a quien sería bueno invitar, ya que tiene buenos contactos en la comunidad. La próxima reunión del proyecto de migración se programó para el 22 de octubre en casa de Gretchen. Anne mencionó reunirse con Miguel, un artista mexicano en San Antonio, y Claudia, una bailarina, quienes colaboran en un proyecto similar con niños y adultos. En noviembre hubo una discusión sobre colaborar con ellos.

Redes sociales

Se debatió la necesidad de una segunda persona para ayudar con las redes sociales, ya que Gail se encarga de las publicaciones, pero podría necesitar ayuda para conectar con nuestros miembros. Anne sugirió contactar a Lori Haas, la esposa de Stephanie Byers, para hablar sobre un posible puesto como voluntaria de fotografía y sugirió que también podría estar interesada en colaborar con la página de Facebook de la organización.

Próximos eventos de ALC:

Anne comentó que Stephanie está interesada en organizar eventos educativos e históricos para el grupo a principios de octubre.

• Octubre (11 y 25) Noviembre (8) - Clase de acuarela en el Hotel Montecarlo

• 6 de octubre - Reunión de socios

• 16 de octubre - Tercer jueves en MEDITERRANEO CAFFE E CUCINA, Hidalgo 180b, Riberas del Pilar, 45906 Ajijic, Jal.

• 18 de octubre - Mercado de Arte

• 22 de octubre - Migración (domicilio particular: escribir a artistsoflakechapala@gmail.com para obtener la dirección)

• 24 de octubre - Reunión de la Junta Directiva por Zoom

**Anne compartió las ideas de Michael McMahon para los eventos del tercer jueves, que incluyen una sala de reuniones privada, media hora de convivencia, dos minutos para compartir y una comida. El grupo reconoció las dificultades para implementar estas ideas, como encontrar un lugar con una sala privada y los costos asociados. Además, se planteó la dificultad de gestionar las limitaciones de tiempo dada la cantidad de asistentes. Se debatió sobre cómo adaptar la plataforma de McMahon, manteniendo el carácter informal del evento. Una idea es incluir un micrófono abierto.

Eventos de Halloween y Día de Muertos:

El grupo habló sobre dos próximos eventos en la Sociedad del Lago Chapala: una fiesta de Halloween el 26 de octubre y la instalación de un altar para el Día de Muertos del 29 de octubre al 3 de noviembre. Acordaron colocar una mesa con dulces en la fiesta de Halloween, ofrecer una actividad para niños y organizar una reunión por Zoom para hablar sobre la instalación del altar y decidir si homenajear a una persona o a un grupo de artistas. Barbara se ofreció a enviar información educativa sobre las tradiciones del Día de Muertos.

La reunión finalizó a las 17:13.