Artistas del Lago de Chapala
Español abajo
Artists of Lake Chapala Monthly Membership Meeting
Monday, October 7, 2024
SC Sala, LCS
Meeting opened at 11:07 AM, 20 people in attendance.
Minutes were taken by Nancy Diamond
Minutes from previous meeting at available at https://www.artistsoflakechapala.org/minutes-1/sept-2-%2F-2-de-sept%2C-2024
Opening by Chris Small with her Haiku poetry.
One line caught was “solitude…welcomed loneliness”.
ByLaws Committee report
Committee members present included: Gretchen, Vonn, Anne and Claudia.
By Laws were emailed out to membership, the first time members were asked to vote electronically. Forty (40) members voted; all were affirmative to accept by laws as written. Forty (40) is half of our current membership total, so the feeling is this was a good response.
Results of vote to accept Bylaws:
YES - 40
No - 0
The bylaws are accepted and are post to the website at https://www.artistsoflakechapala.org/minutes
Next Steps - Elections
The Board of directors will consist of the officers and a representative from each standing committee.
Members must be in good standing to run for office and to vote. This means their dues are current or they are an honorary member.
There will be both electronic and in-person voting. It is not necessary to be physically present at meetings for this and future votes.
Length of office is one year. All positions are unpaid.
The bylaws committee is charged with administering the election. Any concerned members are invited to be observers of the process. We encourage members to volunteer and will share all our spreadsheets and other electronic data with them on a read-only basis to ensure that our process is transparent and everyone has confidence that it is fair.
These are the positions to be filled for the Board of Directors:
President
Vice President
Treasurer
Secretary
Membership Coordinator
Website Manager
Social Media Manager
All positions are fully explained in the bylaws, linked above.
Representatives from each standing committee will also be included in the Board of Directors. The standing committees are:
Publicity
ByLaws
Art Markets
Forms will be on our website, ArtistsofLakeChapala.org, and a link will be emailed to members in good standing, to be filled out and submitted if you want to run for office.
Forms will be available from October 14, 2024 to October 28, 2024.
Forms must be submitted by October 28, 2024.
At the Membership Meeting on November 4, 2024, candidates will be given 3 minutes to speak. Members present can vote at the meeting or they can vote online beginning November 5, 2024. The deadline to vote will be November 19, 2024. December 2, 2024 winners of the election will be announced, and take office on that date.
One topic that was discussed and explained in depth was the goal of transparency with the Membership of the Board,, especially the Treasurer. Board meetings will be open to observers, minutes and financial reports will be posted on the website.
Art Market Report:
BJ Hardin said the September art market was a huge success, with 40 artists participating. It was decided to include the Taco Ladies food truck for future markets. It was also decided that we will have ambient prerecorded playlist music to be played throughout the art market hours, 10AM-3PM.
Load-in for the market for future shows will begin at 8AM. Please move your vehicles to the street a block away after you have unloaded, so that our customers have spaces close to the venue.
Next Art Market is October 19, 2024.
Publicity Committee
Big news is that Chris Small and Jeff Aquilar are our new public relations folks who will work to advertise the shows for us..for more customers and to attract new members. There will be flyers about the lakeside towns, and ads in the Guadalajara Reporter.
LCS has given ALC a free booth to promote our organization at their upcoming Art in the Park market, Oct 11 - 12. Jeff & Chris will be staffing the table and welcome volunteers to help them. If you are new to ALC this is a great way to begin volunteering.
Financial Report
Gretchen reported our balance is 40,675 pesos
Art Market fees brought in 12,800 pesos.
Expenses for said market were 4,825 pesos.
Definitely a money maker for us!
The full report may be read here.
Junk to Funk
Sid has taken the lead in the Junk to Funk recycling show, she is proposing the event be at La Estacion for March 7, 2025. and is requesting funding at this time. We are very enthusiastic about this show BUT…according to the new bylaws the new board of directors will need to approve allocation of funds, decisions cannot be made until the Board of Directors is elected and in place in December. Volunteers will be needed, of course.
Next Meeting
ALC’s first Annual Meeting will be Nov 4, 2024 at 11 a.m. in the SC Sala at LCS.
Meeting ended 12:27PM
Artistas del Lago de ChapalaReunion Mensual
El lunes, 7 de Octubre, 2024
SC Sala, LCS
La reunión comenzó a las 11:07 a.m., con la asistencia de 20 personas.
Las actas fueron tomadas por Nancy Diamond
Las actas de la reunión anterior en disponible en https://www.artistsoflakechapala.org/es/minutes-1/sept-2-%2F-2-de-sept%2C-2024
Apertura por Chris Small con su poesía Haiku.
Una de las frases captadas fue "soledad... bienvenida la soledad".
Informe del Comité de Estatutos
Los miembros del Comité presentes fueron: Gretchen, Vonn, Anne y Claudia.
Los estatutos se enviaron por correos electrónicos a los miembros, la primera vez que se les pidió a los miembros que votaran electrónicamente. Votaron cuarenta (40) miembros; todos estaban afirmativos a aceptar las leyes tal como estaban escritas. Cuarenta (40) es la mitad del total de nuestra membresía actual, por lo que la sensación es que esta fue una buena respuesta.
Los Resultados:
Sí - 40
No - 0
Los estatutos son aceptados y se publican en el sitio web https://www.artistsoflakechapala.org/es/minutes
Próximos pasos - Elecciones
La Junta Directiva estará compuesta por los funcionarios y un representante de cada comité permanente.
Los miembros deben estar en regla para postularse para un cargo y votar. Esto significa que sus cuotas están al día o que son miembros honorarios.
Habrá votación electrónica y presencial. No es necesario estar físicamente presente en las reuniones para esta y futuras votaciones.
La duración del mandato es de un año. Todos los puestos son no remunerados.
El comité de estatutos se encarga de administrar la elección. Se invita a los miembros interesados a participar en la observación del proceso. Animamos a los miembros a ser voluntarios y compartiremos todas nuestras hojas de cálculo y otros datos electrónicos con ellos en modo de solo lectura para garantizar que nuestro proceso sea transparente y que todos confíen en que es justo.
Estos son los cargos a cubrir para la Junta Directiva:
Presidente
Vicepresidente
Tesorero
Secretario
Coordinador de Membresías
Gerente de Sitio Web
Gerente de Redes Sociales
Todos los cargos están completamente explicados en los estatutos, enlazados arriba.
También se incluirán en el Consejo de Administración representantes de cada comité permanente. Las comisiones permanentes son:
Publicidad
Estatutos
Mercado de Arte
Los formularios estarán en nuestro sitio web, https://ArtistsofLakeChapala.org/es , y se enviará un enlace por correo electrónico a los miembros con buena reputación, para que los completen y envíen si desea postularse para un cargo.
Los formularios estarán disponibles desde el 14 de octubre de 2024 hasta el 28 de octubre de 2024.
Los formularios deben enviarse antes del 28 de octubre de 2024.
En la Reunión de Miembros del 4 de noviembre de 2024, los candidatos tendrán 3 minutos para hablar. Los miembros presentes pueden votar en la reunión o pueden votar en línea a partir del 5 de noviembre de 2024. La fecha límite para votar será el 19 de noviembre de 2024. El 2 de diciembre de 2024 se anunciarán los ganadores de las elecciones y asumirán el cargo en esa fecha.
Un tema que se discutió y explicó en profundidad fue el objetivo de la transparencia con los miembros de la Junta, especialmente con el Tesorero. Las reuniones de la junta estarán abiertas a observadores, las actas y los informes financieros se publicarán en el sitio web.
Mercado de Arte
BJ Hardin dijo que el mercado de arte de septiembre fue un gran éxito, con la participación de 40 artistas. Se decidió incluir el food truck Taco Ladies para futuros mercados. También se decidió que tendremos música ambiental pregrabada en listas de reproducción que se reproducirán durante todo el horario del mercado de arte, de 10 a.m. a 3 p.m.
La carga para el mercado de futuros espectáculos comenzará a las 8 a.m. Por favor, mueva sus vehículos a la calle a una cuadra de distancia después de haber descargado, para que nuestros clientes tengan espacios cerca del lugar.
El próximo Mercado de Arte es el 19 de octubre de 2024.
Comité de Publicidad
La gran noticia es que Chris Small y Jeff Aquilar son nuestros nuevos relaciones públicas que trabajarán para publicitar los programas para nosotros. para más clientes y para atraer a nuevos miembros. Habrá volantes sobre los pueblos a orillas del lago y anuncios en el Guadalajara Reporter, Lakeside News y Semanario Laguna.
LCS le ha dado a ALC un stand gratuito para promover nuestra organización en su próximo mercado Art in the Park, el 11 y 12 de octubre. Jeff y Chris atenderán la mesa y darán la bienvenida a los voluntarios para ayudarlos. Si eres nuevo en ALCA, esta es una excelente manera de comenzar a ser voluntario.
Informe Financiero
Gretchen informó que nuestro saldo es de $40,675MX
Las tarifas del Mercado de Arte trajeron $12,800MX.
Los gastos para dicho mercado fueron de $4,825MX.
¡Definitivamente una máquina de hacer dinero para nosotros!
El informe completo puede leerse aquí.
Junk to Funk
Sid ha tomado la delantera en el espectáculo de reciclaje Junk to Funk, propone que el evento sea en La Estación para el 7 de marzo de 2025. y está solicitando fondos en este momento. Estamos muy entusiasmados con este espectáculo PERO... de acuerdo con los nuevos estatutos, la nueva junta directiva deberá aprobar la asignación de fondos, no se pueden tomar decisiones hasta que la junta directiva sea elegida y esté en su lugar en diciembre. Se necesitarán voluntarios, por supuesto.
La Proxima Reunion
La primera Reunión Anual de ALC será el 4 de noviembre de 2024 a las 11 a.m. en la Sala SC de LCS.
La reunion termino a las 12:27p.m.