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ALC Monthly Board Meeting via Zoom

Thursday, July 3rd, 2025

Opened at 4 PM via Zoom

** This meeting serves as the June meeting that was rescheduled

Present were:

President/Bylaws:  Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)

Vice President/Web Manager:  Vonn New  (vonn.new@gmail.com)

Treasurer:  Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)

Art market:  Elena Valdivia, (helenvalpri@yahoo.com)

Marketing Committee Chair: Claudia Essenburg Rojas (ce.tx898@gmail.com)

Secretary: Vacant / Meeting notes via Zoom 

Social Media: Vacant

Enrichment Coordinator Volunteer: Stephanie Schneiderman

Quick recap

The board meeting covered ongoing projects, membership policies, and organizational changes, including discussions on various art initiatives, scholarship funds, and potential event locations. Staffing issues were addressed, with plans to fill open positions and enhance social media presence, while financial updates and upcoming events were reviewed. The group also discussed plans for future activities, including a pottery tour and tequila tasting event, and addressed the need to streamline meeting processes.

Next steps

• ALC Board: Meet with representatives from Guadalajara regarding non-profit status after July 20th

• Claudia: Connect Elena with Joanna to discuss Garden of Dreams venue options and coordinate a meeting with ALC

• Board Members: Reach out to potential candidates for the Secretary and Social Media Manager board positions

• Vonn: Send out membership renewal notices to members due in July

• Elena: Continue venue search for art market, including the elementary school option in the San Antonio area

• Claudia: Work with Elena to explore the Riviera Cultural Center as a potential art market venue

• Claudia: Create and distribute a press release in August to promote the upcoming art market season, focusing on free advertising channels first

• Stephanie: Write a press piece for the Guadalajara Reporter about ALC's upcoming activities

• Vonn: Coordinate with Stephanie about Carlos Segoviano for the Mexican modern art presentation on August 29th, and arrange LCS venue details

• Vonn: Present the Tonala Clay tour overview at the Monday membership meeting

• Vonn: Set up a sign-up sheet for the Tonala Clay tour at Monday's meeting

• Stephanie: Organize and collect payments for the Tonala Clay tour on July 30th

• Claudia & Board Members: Organize a group photo at the Monday membership meeting for the press release

• Vonn: Conduct another website clinic on Monday and review Jules' styling changes before making them live

• Vonn: Present information about the Miracion project at the membership meeting on Monday

• Stephanie: Organize and coordinate future meetups focusing on discovering "hidden gem" artists and venues

• Claudia: Coordinate with Stephanie regarding artwork display for the August 15th tequila tasting event at Panino's

• Board Members: Look for potential volunteer appreciation event locations and provide suggestions

Summary

Scholarship Fund and Artist Projects

The meeting discussed several ongoing projects and issues. For Artful Codgers, there was no significant progress, and the group is still waiting for Melody's return in mid-July. Regarding the Peter Chandra Scholarship Fund, the team is facing challenges in delivering the money due to the need for two witnesses to sign off on the transaction. We received information about 53 adult artists about 53 Neil James Legacy artists. Questions remain about the training and current activity of the youth proteges of these artists. The Board reiterated existing parameters apply to the  suggested youth  members

Those over 15 can join at the standard fee of 300 pesos 

Youth to purchase tables at the market as a group 

Potential sponsorships will be addressed upon request from an artist. 

The board noted that there had been confusion with a recent outreach to youth artists, who initially thought they were contacting LCS. There has been no response from the original party about the youth participation.

Team Transitions and AI Support

The meeting discussed Nancy's departure from the secretarial position due to medical reasons, leaving the position open. The team is using AI as a temporary tool to assist with note-taking while they search for a new secretary. Claudia stepped down from the social media manager role, and Philippa has been helping with community engagement. The group agreed to list the open positions on Facebook and to directly ask potential candidates about filling these roles.

Board Position and Social Media Strategy

The group discussed the need to fill a board position and enhance their social media presence. They agreed to create a clear job description for the board position and explore creative ways to find candidates, including reaching out to young artists within and outside the organization. We also considered but did not finalize a decision about offering a temporary stipend to a young photographer for a trial period. The group decided to consult with Hunter about potential candidates and share knowledge about instructor recruitment for his photography program.

San Antonio Art Market Venue

The group discussed a potential art market location in San Antonio, where they were offered space in the square or Malecon for the third Saturday of each month. While parking was identified as a challenge, the community's art-focused initiatives and local vendor support were seen as positive aspects. The board agreed to consider San Antonio as a location, with Claudia suggesting they reach out to the Centro para la Cultura y las Artes de la  Ribera as an alternative venue. Vonn emphasized the importance of integrating with local vendors and avoiding conflicts with existing events, particularly during the holiday season.

Event Venue Selection Discussion

The group discussed venue options for an event, focusing on the Malecon and Garden of Dreams locations. ALC reported that while the Malecon has beautiful spaces and is a community area with one bathroom, there are concerns about parking and accessibility. The group agreed to start with the Malecon and consider larger spaces if needed. Claudia offered to connect Elena with Joanna to help with the event planning, as ALC expressed a desire to have both Joanna and Alexa involved due to previous management issues with Garden of Dreams.

Event Planning and Migration Project

Vonn reported on the Migration project's progress, which has held two online and one in-person meeting, focusing on collecting and sharing migration stories from various perspectives.

Financial Review and Event Planning

The board reviewed financials showing a decrease from 56,275 to 51,037 pesos, with upcoming renewal payments expected. Claudia discussed plans for marketing, including a press release to local media, and the board agreed to focus on free advertising opportunities. Upcoming events were discussed, including a membership meeting on July 11th, a meetup at Sandra Carl's home on July 23rd, and a pottery tour on July 30th, with Vonn and Stephanie planning to present details about the latter.

Tonalá Pottery Tour Planning

The group discussed plans for a pottery tour in Tonalá, with Vonn and Stephane having reviewed five styles and techniques to be covered on July 30th. They agreed to charge $1,900 per person, including lunch, with payment due upfront to avoid last-minute cancellations. ALC does not collect money for events directly, and understands a representative from Stephanie's group to collect payments in her place if needed due to Stephanie's family circumstances. The tour will include an air-conditioned bus with an assistant, and ALC suggested that the price point might be considered high for their organization, recommending strong advertising to highlight the value of the experience.

Upcoming Events and Meeting Improvements

The group discussed upcoming events, including a tequila history and tasting event at Panino's on August 15th in collaboration with Oma Architecture, which has connections to the University of Guadalajara and potential opportunities at the Monte Carlo Hotel. They also reviewed plans for a talk by Carlos Segoviano, a Mexican art curator, on August 29th, which Stephanie will help organize and translate. Stephanie was formally welcomed as the volunteer coordinator for meetups and community events. The group addressed the need to shorten their board meetings and monthly membership meetings, with a focus on reading board meeting materials beforehand. They also discussed upcoming nonprofit status work and Hunter Johnson's upcoming visual essay project.

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ALC Reunión Mensual de la Junta a través de Zoom

Jueves, 3 de julio 2025

Abierto a las 4 PM a través de Zoom

** Esta reunión sirve como la reunión de junio que fue reprogramada

Presentes fueron:

Presidente/Estatutos:  Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)

Vicepresidenta/Gerente de Web:  Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Tesorera:  Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)

Mercado de arte:  Elena Valdivia, (helenvalpri@yahoo.com)

Presidenta del Comité de Marketing: Claudia Essenburg Rojas (ce.tx898@gmail.com)

Secretaria: Vacante / Notas de reuniones vía Zoom 

Medios Sociales: Vacante

Coordinadora de Enriquecimiento Voluntaria: Stephanie Schneiderman

Resumen rápido

En la reunión de la junta directiva se trataron proyectos en curso, políticas de afiliación y cambios organizativos, incluidos debates sobre diversas iniciativas artísticas, fondos para becas y posibles ubicaciones para eventos. Se abordaron cuestiones de personal, con planes para cubrir puestos vacantes y mejorar la presencia en las redes sociales, al tiempo que se revisaron las actualizaciones financieras y los próximos eventos. El grupo también debatió planes para actividades futuras, como una visita a la alfarería y una cata de tequila, y abordó la necesidad de agilizar los procesos de las reuniones.

Próximos pasos

Junta de ALC: Reunirse con representantes de Guadalajara en relación con el estatus de organización sin ánimo de lucro después del 20 de julio

Claudia: Poner en contacto a Elena con Joanna para discutir las opciones del lugar de Garden of Dreams y coordinar una reunión con los miembros de la Junta de ALC

: Contactar a candidatos potenciales para los puestos de Secretario y Gerente de Medios Sociales

Vonn: Enviar avisos de renovación de membresía a los miembros que vencen en julio

Elena: Continuar la búsqueda del lugar para el mercado de arte, incluyendo la opción de la escuela primaria en el área de San Antonio

Claudia: Trabajar con Elena para explorar el Centro Cultural Riviera como un lugar potencial para el mercado de arte

Claudia: Crear y distribuir un comunicado de prensa en agosto para promover la próxima temporada del mercado de arte, centrándose en los canales de publicidad gratuita

Stephanie: Escribir un artículo de prensa para el Guadalajara Reporter sobre las próximas actividades de ALC

Vonn: Coordinar con Stephanie acerca de Carlos Segoviano para la presentación de arte moderno mexicano el 29 de agosto, y arreglar los detalles de la sede de ALC

Vonn: Presentar el tour de Arcilla Tonalá en la reunión de miembros del lunes

Vonn: Establecer una hoja de registro para el tour de Arcilla Tonalá en la reunión del lunes

Stephanie: Organizar y cobrar los pagos para el tour de Arcilla Tonalá el 30 de julio

Claudia & Miembros de la Mesa Directiva: Organizar una foto de grupo en la reunión de miembros del lunes para el comunicado de prensa

Vonn: Realizar otra clínica de sitio web el lunes y revisar los cambios de estilo de Jules antes de hacerlos en vivo

Stephanie: Organizar y coordinar futuras reuniones centradas en el descubrimiento de artistas y lugares "ocultos"

Claudia: Coordinar con Stephanie la exposición de obras de arte para el evento de degustación de tequila del 15 de agosto en Panino's

Miembros de la Junta: Buscar posibles lugares para eventos de apreciación de voluntarios y proporcionar sugerencias

Resumen

Fondo de Becas y Proyectos de Artistas

En la reunión se discutieron varios proyectos y temas en curso. Para Artful Codgers, no hubo ningún progreso significativo, y el grupo sigue esperando el regreso de Melody a mediados de julio. En cuanto al Fondo de Becas Peter Chandra, el equipo se enfrenta a dificultades para entregar el dinero debido a la necesidad de que dos testigos firmen la transacción. Hemos recibido información sobre 53 artistas adultos acerca de 53 artistas del Legado de Neil James. Sigue habiendo dudas sobre la formación y la actividad actual de los jóvenes protegidos de estos artistas. La Junta reiteró que los parámetros existentes se aplican a los miembros jóvenes sugeridos

Los mayores de 15 años pueden unirse a la cuota estándar de 300 pesos 

Jóvenes para comprar mesas en el mercado como un grupo 

Patrocinios potenciales se abordarán a petición de un artista.

El Consejo señaló que había habido confusión con un reciente contacto con jóvenes artistas, que inicialmente pensaron que estaban contactando a LCS. No ha habido respuesta de la parte original sobre la participación de los jóvenes.

Transiciones en el equipo y apoyo de AI

En la reunión se habló de la marcha de Nancy del puesto de secretaria por motivos médicos, lo que deja el puesto vacante. El equipo está utilizando AI como herramienta temporal para ayudar a tomar notas mientras buscan una nueva secretaria. Claudia abandonó el puesto de gestora de redes sociales y Philippa ha estado ayudando con la participación de la comunidad. El grupo acordó publicar los puestos vacantes en Facebook y preguntar directamente a los posibles candidatos sobre la posibilidad de cubrirlos.

Puesto en la Junta Directiva y estrategia de medios sociales

El grupo debatió la necesidad de cubrir un puesto en la Junta Directiva y mejorar su presencia en los medios sociales. Acordaron crear una descripción clara del puesto y explorar formas creativas de encontrar candidatos, incluido el contacto con jóvenes artistas dentro y fuera de la organización. También estudiamos la posibilidad de ofrecer un estipendio temporal a un joven fotógrafo durante un periodo de prueba, pero no llegamos a tomar una decisión. El grupo decidió consultar a Hunter sobre posibles candidatos y compartir conocimientos sobre la contratación de instructores para su programa de fotografía.

Lugar del Mercado de Arte de San Antonio

El grupo debatió una posible ubicación del mercado de arte en San Antonio, donde se les ofreció espacio en la plaza o el Malecón para el tercer sábado de cada mes. Mientras que el aparcamiento se identificó como un reto, las iniciativas centradas en el arte de la comunidad y el apoyo de los vendedores locales se consideraron aspectos positivos. La junta acordó considerar San Antonio como ubicación, y Claudia sugirió que se pusieran en contacto con el Centro para la Cultura y las Artes de la Ribera como lugar alternativo. Vonn hizo hincapié en la importancia de integrarse con los vendedores locales y evitar conflictos con los eventos existentes, especialmente durante las temporadas de vacaciones.

Debate sobre la selección del lugar del evento

El grupo debatió las opciones de lugar para un evento, centrándose en las ubicaciones del Malecón y el Jardín de los Sueños. ALC informó que si bien el Malecón cuenta con hermosos espacios y es un área comunitaria con un baño, existen inquietudes sobre el estacionamiento y la accesibilidad. El grupo acordó comenzar con el Malecón y considerar espacios más grandes si fuera necesario. Claudia ofreció poner en contacto a Elena con Joanna para ayudar con la planificación del evento, ya que ALC expresó su deseo de tener tanto a Joanna como a Alexa involucradas debido a problemas previos de gestión con Garden of Dreams.

Planificación de eventos y proyecto de migración

Vonn informó sobre el progreso del proyecto de migración, que ha celebrado dos reuniones en línea y una en persona, centrándose en recopilar y compartir historias de migración desde diversas perspectivas.

Revisión financiera y planificación de eventos

La junta revisó los estados financieros que muestran una disminución de 56.275 a 51.037 pesos, con los próximos pagos de renovación previstos. Claudia discutió los planes de marketing, incluyendo un comunicado de prensa a los medios de comunicación locales, y la junta acordó centrarse en las oportunidades de publicidad gratuita. Se discutieron los próximos eventos, incluyendo una reunión de miembros el 11 de julio, una reunión en casa de Sandra Carl el 23 de julio, y un tour de alfarería el 30 de julio, con Vonn y Stephanie planeando presentar detalles sobre este último.

Planificación de la visita a la alfarería de Tonalá

El grupo discutió los planes para un tour de alfarería en Tonalá, con Vonn y Stephane habiendo revisado cinco estilos y técnicas a cubrir el 30 de julio. Acordaron cobrar 1.900 dólares por persona, incluido el almuerzo, con pago por adelantado para evitar cancelaciones de última hora. ALC no recoge dinero para eventos directamente, y entiende que un representante del grupo de Stephanie recogerá los pagos en su lugar si es necesario debido a las circunstancias familiares de Stephanie. La excursión incluirá un autobús con aire acondicionado y un asistente, y ALC sugirió que el precio podría considerarse elevado para su organización, por lo que recomendó una fuerte publicidad para resaltar el valor de la experiencia.

Próximos eventos y mejoras de las reuniones

El grupo debatió sobre los próximos eventos, incluido un evento sobre la historia del tequila y su degustación en Panino's el 15 de agosto en colaboración con Oma Architecture, que tiene conexiones con la Universidad de Guadalajara y posibles oportunidades en el Hotel Montecarlo. También revisaron los planes para una charla de Carlos Segoviano, curador de arte mexicano, el 29 de agosto, que Stephanie ayudará a organizar y traducir. Se dio la bienvenida formal a Stephanie como coordinadora de voluntarios para reuniones y eventos comunitarios. El grupo abordó la necesidad de acortar las reuniones de la junta directiva y las reuniones mensuales de los miembros, centrándose en la lectura previa de los materiales de las reuniones de la junta directiva. También se habló del próximo trabajo sobre el estatus de las organizaciones sin ánimo de lucro y del próximo proyecto de ensayo visual de Hunter Johnson.