31 August 2026 Board Meeting Minutes

ALC Monthly Board Meeting Minutes

Aug 31, 2026

4:00 PM via Zoom

President/Website manager:  Vonn New  (vonn.new@gmail.com)

Vice President: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Treasurer:  Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)

Publicity:  Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Art market:  Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretary - Lori Haas (lorimhaas@gmail.com)

Social Media - Jennie Bergerson (jen.bergerson@gmail.com)

Minutes of all membership meetings and board meetings are posted on our website: https://www.artistsoflakechapala.org/minu

Attendees of the meeting included all board members.

Art Market

Report from Elena:

Price for the space has changed from 1000p per event.  The new price is 2000p for 2 spaces and 990p for staffing. 700p is paid to 2 helpers.

The date for the October market has changed from the 3rd Saturday to October 24th due to another event being held there. We will need to let others know including vendors and attendees. Jeff will need to be contacted to make new digital jpegs. Advertisements in the newspapers will reflect this change. Barbara will have flyers reprinted with the new date. Claudia will get the dates changed in publications. Anne suggested we promote the event on October 17th and then ask participants to come visit our Art Market the next week.

Art experiences: Taj Baker, Jennie Bergerson

• Tables and chairs Artists will need to bring their own chairs. 

• Barbara has a table to bring for the membership desk. Any extra chairs will go downstairs for the Art Experience.

• Proposal to purchase 2 1.8m tables at ~$700 each was approved.

Printing/signage - need new parking sign, new programs sign, entrance to Art Experiences ramp sign.

• Will contact Jeff for graphics to be printed on new signs

• Elena will paint over sandwich board signs to reuse them.

• Signage proposal from Claudia was approved. She will create a sign and have it printed so that information can be changed each time. It will be mounted on foam core and the cost is 400p x 4 (2 in English and 2 in Spanish) =1600p.

Bar will be attended by the son of the owner of Unico for each market. He is not charging us a fee and will bring his own table.

Cancellations have been filled from the waiting list and spaces are sold out

Project - Strut Your Mutt - Doggie Fashion Show

Claudia reported a postponement and notification of a new date and new possible venue. 

Chapala government wanted 21100p as a fee. The total expected intake would be 24000p. So the eent has been postponed until March 6th, 2027. A local school site may be free and will increase the number of participants. 

Tours, Meetups and Cost Transparency

Barbara to report on ENART

Debrief on meeting with Stephanie

Claudia, Barbara & Vonn met to hone a proposal  - Claudia to present proposal

• On months w/o a Meetup, any member can host a ‘gathering’, free and open to all.

• Any tour operator can list an art related tour.  Will have a form on website where they can enter details and minimum qualifications

• New volunteer role to receive the forms and list tours on calendar of events

Meetups have been changed to every other month and Stephanie will continue to organize those. The next Meetup is in October.

ALC Tour Proposal

ALC will adopt a straightforward policy to share information about art‑related public tour opportunities with members and friends. Upcoming tours offered by professional guides, with their contact details, will be listed in the Upcoming Events section of the monthly Monday Meeting agenda. When time permits, a listed guide may be invited to attend the meeting and provide a brief overview of their tour.

This approach will permit ALC to share useful information about art‑focused tours without taking on responsibility for organizing the event, covering expenses, or sending out publicity notices.Interested members would contact the Tour Guide directly and handle payment with them.

Gatherings are a new term. They will occur bi-monthly basis and on the off months of meetups. A form will be added to the website by Vonn so that any tour operator  or any member or someone sponsored by a member who is proposing a gathering can complete the form and it will be reviewed by the volunteer Social Coordinator. The Social Coordinator can help to review the details and help in selecting a date. 

The 3 categories will be listed on the website.

Member Meeting

The meetings are moving to the Neill James Sala on the first Monday of the month. We can fit 64 people in the room and we have plenty of chairs and a screen. Barbara will check on available tables. 

Barbara will ask about moving the November meeting until the 9th due to Día de los Muertos. 

Notifying members of move. It was agreed to change the date to November 9th.

The next presenter will be Taj Baker they would want to use a projector

Treasurer’s Report 

Gretchen Johnston will report at the membership meeting. 

Membership

August 2026 Membership Report

# of Renewal letters sent out: 15 to August expirations

Total paid members as of 08/31/2026: 170

Total August New and Renewed Members: 14

(2 new, 12 renewed =14)

14 total. @ 300 = 4,200 p

Total income for August:  4,200   pesos

Total Membership Expenses for August: 0

August Membership Income Breakdown

08/03/2026 Monthly Membership Meeting

14 total. @ 300 = 4,200 p

08/18/2026 August Trip to Tlayquepaque 

 Memberships 0 @300 = 0

08/20/2026 August Third Thursday Social

memberships 0 @300 = 0 

Publicity

Claudia Essenburg reports: 

Claudia reports that she just sent the October ad to Ojo. Also ads are going into all publications and their calendar reminders. An article is being written to feature 3 artists. Vonn wrote a press release about the Art Experiences and Claudia will send it out now.  Jennie ask for a pic of the article to be sent to her to share on Social Media.

Social Media

Jennie Reports on Facebook numbers:

• 27126 Views

• 2601 Engaged

• 18 New Followers

Jennie asked for board members to send her anything of interested to be posted.

Website

 Vonn New reports:

• No new artist profiles added to the website this month

• Art Market September set to waiting list

Elections

General elections will begin at November Member meeting (assuming we approve changing the date)

Timeline:

Sept 7 - Announce upcoming, invite volunteers to oversee/audit elections

Sept 28 - Open Declaration of Candidacy

Oct 26 - Close Declaration of Candidacy

Nov 9 - Annual Meeting, in-person voting, open remote voting

Nov 30 - Close remote voting

Dec 7 - Announce results.  Officers assume roles

Members not at the meeting will be sent an email with a link to a google document to vote for officers and By Law changes. 

By Laws 

We need to convene a meeting of the bylaws committee so members can vote at the same time as general elections.

• Increase spending limits

• Increase term of office for officers and stagger terms.

• Reference a policies document that will summarize BoD decisions for future leaders.

Gretchen volunteered to convene a By Laws committee meeting. 

Anyone who wants to can participate in that committee. Vonn asked for a meeting date so it can be announced to the members.

Upcoming ALC & Community Enrichment Events

ALC events are in Bold

• Aug 31,  4pm: ALC Board Meeting

  
  

• Sept 5,  10am - 5pm: Arte-Brije Art Market. Boulevard De Jin Xi #25, La Floresta.  FMI contact Eric Raygoza. 

  
  

• Sept 7, 11am: ALC Membership Meeting - LCS - 16 de Septiembre 16 S. Sala.

  
  

• Sept 12, all afternoon & evening: Regata de Globos, Ajijic.  Futbol pitch next to Revolución (where the Wed Tianguis is)

  
  

• Sept 12, 5pm: Lazo que Permanecen, Exposition of Artistic Drawing.  Cultural Center of Ajijic.

  
  

• Sept 15, nighttime: El Grito, every town plaza in Mexico

  
  

• Sept 16: El Dia de Independencia

  
  

• Sept 17, 4pm: Third Thursday Social at Letra Che in San Juan Cosala

  
  

• Sept 19, 10am - 3pm: ALC Art Market - CCAR

  
  

• Sept 20 (after the parade): San Antonio Regata de Globos

  
  

• Sept 28, 4pm: ALC Board Meeting via Zoom

Acta de la reunión mensual de la Junta Directiva de ALC

31 de agosto de 2026

16:00 h a través de Zoom

Presidente/Administrador del sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Vicepresidenta: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Coordinadora de membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)

Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)

Mercado de arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretaria: Lori Haas (lorimhaas@gmail.com)

Redes sociales: Jennie Bergerson (jen.bergerson@gmail.com)

Las actas de todas las reuniones de miembros y de la junta directiva se publican en nuestro sitio web: https://www.artistsoflakechapala.org/minu

A la reunión asistieron todos los miembros de la junta directiva.

Mercado de Arte

Informe de Elena:

El precio del espacio ha cambiado con respecto a la tarifa anterior de 1000 pesos por evento. El nuevo precio es de 2000 pesos por dos espacios y 990 pesos para el personal de apoyo; se pagan 700 pesos a dos ayudantes.

La fecha del mercado de octubre ha cambiado: en lugar del tercer sábado, se celebrará el 24 de octubre debido a la realización de otro evento en el mismo lugar. Será necesario informar a los demás, incluidos los vendedores y los asistentes. Habrá que contactar a Jeff para crear nuevos archivos digitales (JPEG). Los anuncios en los periódicos reflejarán este cambio. Barbara se encargará de reimprimir los folletos con la nueva fecha y Claudia gestionará la actualización de las fechas en las publicaciones. Anne sugirió promocionar el evento el 17 de octubre e invitar a los participantes a visitar nuestro Mercado de Arte la semana siguiente.

Actividades artísticas: Taj Baker, Jennie Bergerson

Mesas y sillas: Los artistas deberán traer sus propias sillas.

Barbara traerá una mesa para el puesto de atención a socios. Las sillas adicionales se llevarán a la planta baja para la zona de actividades artísticas.

Se aprobó la propuesta de comprar dos mesas de 1,8 m a un precio aproximado de 700 $ cada una.

Impresión y señalización: se necesitan nuevos letreros para el estacionamiento, para el programa de actividades y para indicar la entrada a la rampa de las actividades artísticas.

Se contactará a Jeff para obtener los diseños gráficos que se imprimirán en los nuevos letreros.

Elena pintará sobre los letreros tipo caballete (tipo sándwich) para reutilizarlos.

Se aprobó la propuesta de señalización de Claudia. Ella creará un diseño y lo mandará imprimir de modo que la información pueda cambiarse en cada ocasión. El letrero se montará sobre una base de espuma rígida (foam core) y el costo será de 400 $ por unidad x 4 (2 en inglés y 2 en español) = 1600 $.

El bar será atendido por el hijo del propietario de Unico en cada mercado. Él no cobrará honorarios y traerá su propia mesa.

Las cancelaciones se han cubierto con personas de la lista de espera y las plazas están agotadas.

Proyecto “Strut Your Mutt”: Desfile de Moda Canina

Claudia informó sobre el aplazamiento y notificó la nueva fecha y la posible nueva ubicación.

El gobierno de Chapala solicitaba una tarifa de 21 100 pesos, mientras que los ingresos totales previstos ascendían a 24 000 pesos. Por ello, el evento se ha pospuesto hasta el 6 de marzo de 2027. Existe la posibilidad de utilizar las instalaciones de una escuela local de forma gratuita, lo que permitiría aumentar el número de participantes.

Recorridos, Reuniones y Transparencia de Costos

Informe de Barbara sobre ENART

Resumen de la reunión con Stephanie

Claudia, Barbara y Vonn se reunieron para perfeccionar una propuesta; Claudia se encargará de presentarla.

• En los meses sin reunión oficial (*Meetup*), cualquier miembro puede organizar un «encuentro» gratuito y abierto a todos.

• Cualquier operador turístico podrá anunciar recorridos relacionados con el arte; se habilitará un formulario en el sitio web para que puedan ingresar los detalles y los requisitos mínimos.

• Nuevo rol de voluntariado para recibir los formularios y registrar los recorridos en el calendario de eventos.

La frecuencia de las reuniones (*Meetups*) pasará a ser bimestral y Stephanie continuará organizándolas. La próxima reunión será en octubre.

Reunión de Miembros

Las reuniones se trasladarán a la Sala Neill James a partir del primer lunes del mes. La sala tiene capacidad para 64 personas y disponemos de suficientes sillas y una pantalla. Barbara verificará la disponibilidad de mesas.

Barbara consultará sobre la posibilidad de posponer la reunión de noviembre al día 9 debido al Día de los Muertos.

Se notificará a los miembros sobre el cambio de ubicación. Se acordó cambiar la fecha al 9 de noviembre.

El próximo ponente será Taj Baker, quien desea utilizar un proyector.

Informe del Tesorero

Gretchen Johnston presentará el informe en la reunión de miembros.

Afiliación

Informe de membresía de agosto de 2026

N.º de cartas de renovación enviadas: 15 (con vencimiento en agosto)

Total de miembros con cuota pagada al 31/08/2026: 170

Total de miembros nuevos y renovados en agosto: 14

(2 nuevos, 12 renovados = 14)

Total: 14. A 300 = 4.200 pesos

Ingresos totales de agosto: 4.200 pesos

Gastos totales de membresía en agosto: 0

Desglose de ingresos por membresía en agosto

03/08/2026 Reunión mensual de miembros

Total: 14. A 300 = 4.200 pesos

18/08/2026 Viaje de agosto a Tlaquepaque

Membresías: 0 a 300 = 0

20/08/2026 Evento social de agosto (tercer jueves)

Membresías: 0 a 300 = 0

Publicidad

Claudia Essenburg informa:

_____________ Guadalajara Reporter

_____________ Laguna Seminario / Lakeside News

_____________ El Ojo del Lago 

_____________ Varios

Claudia informa que acaba de enviar el anuncio de octubre a El Ojo del Lago. Asimismo, se están enviando anuncios a todas las publicaciones y a sus calendarios de recordatorios. Se está redactando un artículo para destacar a tres artistas. Vonn escribió un comunicado de prensa sobre las «Experiencias Artísticas» (Art Experiences) y Claudia lo enviará de inmediato. Jennie solicitó que le envíen una imagen del artículo para compartirla en las redes sociales.

Redes Sociales

Jennie informa sobre las cifras de Facebook:

• 27 126 visualizaciones

• 2601 interacciones

• 18 nuevos seguidores

Jennie pidió a los miembros de la junta directiva que le envíen cualquier contenido de interés para su publicación.

Sitio Web

Informe de Vonn New:

Este mes no se han añadido nuevos perfiles de artistas al sitio web.

La inscripción para el evento «Art Market» de septiembre ha pasado a lista de espera.

Elecciones

Las elecciones generales comenzarán en la reunión de socios de noviembre (sujeto a la aprobación del cambio de fecha).

Cronograma:

• 7 de septiembre: Anuncio de las elecciones e invitación a voluntarios para supervisarlas o auditarlas.

• 28 de septiembre: Apertura del plazo de presentación de candidaturas.

• 26 de octubre: Cierre del plazo de presentación de candidaturas.

• 9 de noviembre: Asamblea anual, votación presencial y apertura de la votación a distancia.

• 30 de noviembre: Cierre de la votación a distancia.

• 7 de diciembre: Anuncio de resultados y toma de posesión de los cargos.

A los socios que no asistan a la reunión se les enviará un correo electrónico con un enlace a un documento de Google para votar por los cargos y por las modificaciones de los estatutos.

Estatutos

Es necesario convocar una reunión del comité de estatutos para que los miembros puedan votar al mismo tiempo que en las elecciones generales.

• Aumentar los límites de gasto.

• Ampliar la duración del mandato de los cargos directivos y escalonar dichos mandatos.

• Hacer referencia a un documento de políticas que resuma las decisiones de la Junta Directiva para los futuros líderes.

• 
  

Gretchen se ofreció como voluntaria para convocar una reunión del comité de estatutos.

Cualquier persona interesada puede participar en dicho comité. Vonn solicitó una fecha para la reunión a fin de poder anunciarla a los miembros.

Próximos eventos de ALC y enriquecimiento comunitario

Los eventos de ALC están en negrita

• 31 de agosto, 4 p. m.: reunión de la junta directiva de ALC

• 5 de septiembre, 10 a 17 horas: Mercado de Arte Arte-Brije. Boulevard De Jin Xi #25, La Floresta. Contacto del FMI con Eric Raygoza.

• 7 de septiembre, 11 am: Reunión de miembros de ALC - LCS - 16 de Septiembre 16 S. Sala.

• 12 de septiembre, toda la tarde y noche: Regata de Globos, Ajijic. Cancha de fútbol al lado de Revolución (donde está el Tianguis de los miercoles)

• 12 de septiembre, 17 h: Lazo que Permanecen, Exposición de Dibujo Artístico. Centro Cultural de Ajijic.

• 15 de septiembre, por la noche: El Grito, cada plaza de México

• 16 de septiembre: El Día de la Independencia

• 17 de septiembre, 4pm: Tercer jueves social en Letra Che en San Juan Cosalá

• 19 de septiembre, de 10 a. m. a 3 p. m.: Mercado de Arte ALC - CCAR

• 20 de septiembre (después del desfile): San Antonio Regata de Globos

• 28 de septiembre, 4 p.m.: Reunión de la Junta Directiva de ALC vía Zoom