29 Jan Board of Directors / 29 de enero reunion de la junta

Para español, ver más abajo.

ALC Monthly Board Meeting Minutes via Zoom

January 29,2026

4:00 PM via Zoom

Secretary Kat O’Sullivan

President/Bylaws:  Anne McFarland  (a.m.studio0528@gmail.com)

Vice President/Website manager:  Vonn New  (vonn.new@gmail.com)

Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Treasurer:  Gretchen Johnston,(j.gretchen@gmail.com)

Publicity:  Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com,)

Art market:  Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretary - Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Social Media: Vacant

Quorum: Anne, Barbara, Kat, Vonn, Gretchen

Minutes of all membership meetings and board meetings are posted on our website: https://www.artistsoflakechapala.org/minutes

Old Business:

Survey 

• A survey will be sent to members to gain updated insights about members interests. The target to share with the community is February 2026. It was suggested that we offer an incentive for completing the survey. Have a 10-day/2-week response time with reminder mid-way and day before it expires. Barbara will work with Vonn on that. Let Vonn know if you want to see it. She will send a screenshot. Suggestion for incentive: Offer 500 pesos gift card from Art Connection with a drawing for survey participants. Add membership status and previous membership status. If not active now, ask why not. Add more detail on the art market – are they a vendor or attendee. Would be helpful to note somehow whether they need to be a member. Kudos to Vonn!

Business Cards 

• Jeff has labels for business cards. Jeff will create a template designed and then they can be printed as needed. Anne sent Jeff a reminder of what we need. 

  • Include ALC’s name in English & Spanish & feature a QR Code to ALC’s website.

Drop Box for Photos - How is it working

• Vonn has shared zir Dropbox link to be used for dropping photos and other hi-res assets. Will be where Stephanie Byers can drop hi-res photos.

  • Vonn offered to do a how-to session for various devices for Drop Box and Google Drive: at the Art Walk cocktail bar, morning better (she will be there for 3 days, Feb 6th & 7th 10:00 - 5:00 and the 8th 10:00 - 2:00pm). Please email Vonn at vonn.new@gmail.com to confirm.

Artful Codgers

ALC Outline of events:

Administrative forms - Thank you Vonn for the many hours creating all the online and paper forms, tags, and information sheets

Registered artists - 69 artists in total (67 codgers 2 Dodgers)

Hung the event - 154 pieces of art

Hosted the reception -There was a full house of over 200 visitors. 

Sitting the show - The following Sunday had an additional 100 approx visitors.

Registration Funds of 30,800 will go to ALC. 

Needed:

Decide on how funds will be disbursed. See Suggested funds distribution below.

ALC will distribute funds once the event is closed and the numbers are reviewed.

Treasurer:

Turn in expenses reimbursements to Gretchen 

Financial report available after the event closes 

Total Sales as of Jan. 29th:

30,800 registration funds

46,020 art sold as of this date

<13,806> 30% to the Center (?? Children’s Program or Government)

1,227 Lei donations  

300 Bar funds 

???? Expenses (Paid $2000 for helps, $550 for flyers to Claudia)

Suggested Funds Distribution

Milagra - Propina

Children's Program - Lei and bar

Maint. Person - Propina

Beto and Chivo will be asked to help loading up at end of show. 

Suggest that artists tip the helpers.

Anne will create a debrief document for the event in the Google Drive and WhatsApp group.

NEW BUSINESS:

Treasury Report: Gretchen Johnston will be reported at the membership meeting. Better to report for previous month. Note that the next month will reflect income and expenses from Codgers Event.

December 2025

Publicity: Claudia Essenburg

Ojo is misreporting info for our calendar. Anne will check with Claudia to see how they will fix this going forward. Needs to be more formatted in the future.

Thank you Claudia for the article in Laguna Seminario. 

Membership: Barbara Logan

Does anyone have suggestions on incentives to join. 

Price difference for members or non-members as an incentive for enrichment events. 

If we are promoting events, tours or event costs should reflect a discount to members in good standing.

Website: Vonn New

Vonn is ready to process Bios when requested.  vonn.new@gmail.com.

Currently have 16 Bios. There are several people who are in process of completing information. Need to have all board members represented. 

Art Connection is offering artists with Bios a 10% on purchases

Volunteers: Anne McFarland

• Request for Annual Volunteer appreciation event committee. Anticipate that it will be a reception. Suggest creating a night market for volunteers. Ask vendors from market to create some small items for the market. OR, have a recognition dinner that we would pay for with entertainment. OR, a reception with good appetizers with opportunity to mingle and perhaps music. Could also include a token where they can choose some “market” ideas. Research local areas for the reception. Perhaps $2000-3000 for expenses. Sunday afternoon is preferred, perhaps in early March. Anne will take the lead. Anne will recommend a budget for the event. 

• Make sure the volunteer spreadsheet is updated.

• Designate “greeters” to connect with members and newcomers at meetings and events. 

• The new open greeting format worked well for the membership meeting. Everyone seemed to enjoy the opportunity to mingle. 

• Does BJ have volunteer email access so she can send volunteer requests and reminders?

• Connect with volunteers to encourage membership even if they don’t consider themselves artists. In bylaws there is a designation for “patrons” of the arts. Make them aware of benefits of membership. 

• Consider a discount for paid events as an incentive for membership.

• Name tags for “Friends of ALC” 

Art Market: Elena Valdivia. 

Market Volunteer Proposal from BJ: 

• BJ is requesting a 1000 peso for art market volunteers monthly. Each volunteer would get 100 pesos voucher to go towards a refreshment (not to exceed 10 volunteers). Volunteers will use the voucher as they choose (tacos, coffee, ALC vendor snacks).

  • How will vouchers be made and used

  • How will vendors get paid

  • How are board members considered in this if there is a 10 volunteers limit

  • Has the taco vender agreed to a two taco deal for volunteers

Response - 

Is an appreciation reception a better fit?

Water needs provided at the market

Verbal appreciation 

Consider name Tags with proper names - personally printed 

Vonn has wooden circles we could use as name tags. 

Anne also has an option that can be cut with scissors.

Stickers - Ask Jeff to make some up 

3D art name badge - Ty Dick 

Tabled for now. A general volunteer reception better meets the association. 

The Social Media: Open - Anne McFarland

Jennie Bergerson has volunteered to assist with Social Media.  After she has had a while in the position she will consider filling the board position. 

Secretary: Kat O’Sullivan 

Upcoming ALC Events:

• February 1st 5:00 to 7:00 pm - Peter Shandera Foundation Fundraiser 

360 XQMX, Constitution by98.

• February 2nd 11:00-12:00 - Membership Meeting (Phillipa Love will share)

• February 2nd 2:00pm - Codger/Dodger Show closes

• February 3rd 10:00 - 12:30 Codgers - Artist pickup and receive payments 

• February 6-8 2026 Art Walk map 50 ps available at each site.

• February 11th Pat Apt Meet up - 85yr birthday and Expo

Ajijic Museum of Art (Gonzalez), Flores Magón 3, 

Lunch to Follow at Casa Lule restaurant Calle Ocampo #180

• February 19th 4:00 pm - 3rd Thursday Social - Location TBD

• February 21st Art Market 8:00 am set -10:00 - 3:00 open for the public

• February 26th Board of Directors' meeting via Zoom 

All members are welcome to attend 

• March 2nd   11:00AM - Membership meeting 

*** Association Civil review Zoom meeting Tuesday 4:00pm Feb 10th. Notes will be in Google Drive to review for the meeting. 

Meeting adjourned 

*********************************

Acta de la Reunión Mensual de la Junta de ALC vía Zoom

29 de enero de 2026

4:00 p.m. vía Zoom

Secretaria: Kat O’Sullivan

Presidenta/Estatutos: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)

Vicepresidenta/Gestora del sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)

Coordinadora de Membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)

Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)

Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com,)

Mercado de Arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)

Secretaria: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)

Redes Sociales: Vacante

Quórum: Anne, Barbara, Kat, Vonn, Gretchen

Las actas de todas las reuniones de membresía y de la junta están publicadas en nuestro sitio web:

https://www.artistsoflakechapala.org/minutes

Asuntos Pendientes:

Encuesta

Se enviará una encuesta a los miembros para obtener información actualizada sobre sus intereses. El objetivo es compartirla con la comunidad en febrero de 2026. Se sugirió ofrecer un incentivo por completar la encuesta. Tener un tiempo de respuesta de 10 días/2 semanas, con un recordatorio a mitad del periodo y otro el día antes de que expire. Barbara trabajará con Vonn en esto. Avisen a Vonn si desean verla; ella enviará una captura de pantalla.

Sugerencia para el incentivo: Ofrecer una tarjeta de regalo de 500 pesos de Art Connection, con un sorteo entre los participantes de la encuesta.

Agregar estatus de membresía y estatus previo de membresía. Si no es miembro activo ahora, preguntar por qué.

Agregar más detalle sobre el mercado de arte: si son vendedores o asistentes. Sería útil indicar de alguna manera si necesitan ser miembros.

¡Felicidades a Vonn!

Tarjetas de Presentación

Jeff tiene etiquetas para las tarjetas de presentación. Jeff creará un diseño de plantilla y luego podrán imprimirse según se necesiten. Anne envió a Jeff un recordatorio de lo que se requiere.

Incluir el nombre de ALC en inglés y español, y un código QR al sitio web de ALC.

Dropbox para Fotos – ¿Cómo está funcionando?

Vonn ha compartido su enlace de Dropbox para subir fotos y otros recursos en alta resolución. Será donde Stephanie Byers pueda subir fotos en alta resolución.

Vonn ofreció hacer una sesión de “cómo usar” para distintos dispositivos, tanto para Dropbox como para Google Drive: en el bar de cocteles del Art Walk, por la mañana es mejor (ella estará allí 3 días: 6 y 7 de febrero de 10:00 a 5:00, y el 8 de febrero de 10:00 a 2:00 p.m.). Por favor envíen un correo a Vonn a vonn.new@gmail.com para confirmar.

Artful Codgers

Resumen de eventos de ALC:

• Formularios administrativos: Gracias a Vonn por las muchas horas dedicadas a crear todos los formularios en línea y en papel, etiquetas y hojas informativas.

• Artistas registrados: 69 artistas en total (67 Codgers y 2 Dodgers).

• Montaje del evento: 154 obras de arte.

• Recepción inaugural: Asistencia completa con más de 200 visitantes.

• Guardia de sala: El domingo siguiente hubo aproximadamente 100 visitantes adicionales.

• Fondos de registro de 30,800 pesos irán para ALC.

Pendiente:

Decidir cómo se distribuirán los fondos. Ver la sugerencia de distribución de fondos más abajo.

ALC distribuirá los fondos una vez que el evento esté cerrado y se hayan revisado los números.

Tesorera:

Entregar los comprobantes de gastos a Gretchen.

El informe financiero estará disponible una vez que el evento cierre.

Ventas Totales al 29 de enero:

30,800  fondos de registro

46,020  arte vendido hasta esta fecha

<13,806> 30% para el Centro (¿Programa Infantil o Gobierno?)

1,227   donaciones de Lei

300    fondos del bar

????    Gastos (Pagado $2000 por ayudantes, $550 por volantes a Claudia)

Sugerencia de Distribución de Fondos

Milagra – Propina

Programa Infantil – Lei y bar

Persona de mantenimiento – Propina

Beto y Chivo serán invitados a ayudar con la carga al final de la exposición.

Se sugiere que los artistas den propina a los ayudantes.

Anne creará un documento de retroalimentación del evento en Google Drive y en el grupo de WhatsApp.

NUEVOS ASUNTOS:

Informe de Tesorería:

Gretchen Johnston lo presentará en la reunión de membresía. Es mejor reportar el mes anterior. Notar que el mes siguiente reflejará ingresos y gastos del evento Codgers.

Diciembre 2025

_______ Inicial

_______ Ingresos

_______ Gastos

_______ Balance

_______ Varios

Publicidad: Claudia Essenburg

Ojo está informando incorrectamente datos para nuestro calendario. Anne verificará con Claudia cómo corregirán esto en adelante. Necesita estar más formateado en el futuro.

Gracias Claudia por el artículo en Laguna Seminario.

$2300p  Guadalajara Reporter

$2400p  Laguna Seminario / Lakeside News

$ 660p  Ojo

______       Varios

Membresía: Barbara Logan

¿Alguien tiene sugerencias sobre incentivos para unirse?

Diferencia de precio para miembros o no miembros como incentivo para eventos de enriquecimiento.

Si estamos promoviendo eventos o tours, los costos deben reflejar un descuento para miembros al corriente.

136  Total de miembros pagados al 31 de enero (el año anterior muchos miembros fueron cortesías).

27   Avisos de renovación enviados a personas que debían renovar en enero

1    Avisos de renovación enviados a personas que debían renovar en febrero

19    Membresías (10 nuevas) (9 renovadas)

0      Gastos relacionados con membresía

______ Varios

Sitio Web: Vonn New

Vonn está lista para procesar biografías cuando se soliciten. vonn.new@gmail.com

Actualmente hay 16 biografías. Varias personas están en proceso de completar la información. Es necesario que todos los miembros de la junta estén representados.

Art Connection ofrece a los artistas con biografía un 10% de descuento en compras.

Voluntarios: Anne McFarland

Solicitud para el comité del evento anual de agradecimiento a voluntarios.

Se anticipa que será una recepción.

Sugerencia: crear un mercado nocturno para los voluntarios. Pedir a los vendedores del mercado que preparen algunos artículos pequeños para el evento.

O tener una cena de reconocimiento que pagaríamos, con entretenimiento.

O una recepción con buenos aperitivos, oportunidad de convivir y quizás música.

También podría incluir una ficha para que elijan algunas ideas del “mercado”.

Investigar lugares locales para la recepción. Quizás $2000–3000 para gastos.

Se prefiere domingo por la tarde, posiblemente a inicios de marzo.

Anne tomará el liderazgo. Anne recomendará un presupuesto para el evento.

Asegurar que la hoja de cálculo de voluntarios esté actualizada.

Designar “anfitriones” para conectar con miembros y recién llegados en reuniones y eventos.

El nuevo formato abierto de bienvenida funcionó bien en la reunión de membresía. Todos parecieron disfrutar la oportunidad de convivir.

¿BJ tiene acceso al correo de voluntarios para enviar solicitudes y recordatorios?

Conectar con voluntarios para fomentar la membresía, incluso si no se consideran artistas. En los estatutos existe la designación de “patrocinadores” de las artes. Hacerles saber los beneficios de ser miembro.

Considerar un descuento para eventos pagados como incentivo para la membresía.

Gafetes para “Amigos de ALC”.

Mercado de Arte: Elena Valdivia.

Propuesta de Voluntarios del Mercado por BJ:

BJ solicita 1000 pesos mensuales para los voluntarios del mercado de arte.

Cada voluntario recibiría un vale de 100 pesos para un refrigerio (no exceder 10 voluntarios).

Los voluntarios usarán el vale como deseen (tacos, café, bocadillos de vendedores de ALC).

Preguntas:

• ¿Cómo se harán y usarán los vales?

• ¿Cómo se pagará a los vendedores?

• ¿Cómo se considerarán los miembros de la junta si hay un límite de 10 voluntarios?

• ¿El vendedor de tacos ha aceptado un trato de dos tacos para voluntarios?

Respuesta:

• ¿Es mejor una recepción de agradecimiento?

• Proveer agua en el mercado.

• Agradecimiento verbal.

• Considerar gafetes con nombres impresos.

Vonn tiene círculos de madera que podrían usarse como gafetes.

Anne también tiene una opción que puede recortarse con tijeras.

Calcomanías – Pedir a Jeff que haga algunas.

Gafete artístico 3D – Ty Dick.

Se pospone por ahora.

Una recepción general de voluntarios satisface mejor las necesidades de la asociación.

Redes Sociales: Vacante – Anne McFarland

Jennie Bergerson se ha ofrecido para ayudar con Redes Sociales. Después de un tiempo en el puesto, considerará ocupar la posición en la junta.

Secretaria: Kat O’Sullivan

Próximos Eventos de ALC:

1 de febrero 5:00 a 7:00 p.m. – Recaudación de fondos de la Fundación Peter Shandera

360 XQMX, Constitución by98.

2 de febrero 11:00–12:00 – Reunión de Membresía (Phillipa Love compartirá)

2 de febrero 2:00 p.m. – Cierre de la exposición Codger/Dodger

3 de febrero 10:00 – 12:30 Codgers – Retiro de obras por artistas y entrega de pagos

6–8 de febrero Mapa del Art Walk 2026, 50 pesos, disponible en cada sede.

11 de febrero Encuentro con Pat Apt – 85yr birthday and Expo

Museo de Arte de Ajijic (González), Flores Magón 3, 

Ajijic Museum of Art (Gonzalez), Flores Magón 3,

Lunch to Follow at Casa Lule restaurant Calle Ocampo #180

19 de febrero 4:00 p.m. – Social del Tercer Jueves – Lugar por definir

21 de febrero Mercado de Arte 8:00 a.m. montaje – 10:00 a 3:00 abierto al público

26 de febrero Reunión de la Junta Directiva vía Zoom

Todos los miembros son bienvenidos a asistir

2 de marzo 11:00 a.m. – Reunión de Membresía

Revisión de Asociación Civil – reunión por Zoom, martes 4:00 p.m., 10 de febrero.

Las notas estarán en Google Drive para revisar antes de la reunión.

Se levanta la sesión