Artistas del Lago de Chapala
Para español, ver más abajo.
ALC Monthly Board Meeting via Zoom
December 29, 2025
Opened at 4:00 PM via Zoom
Secretary Kat O’Sullivan
President/Bylaws: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vice President/Website manager: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Treasurer: Gretchen Johnston, tx898(j.gretchen@gmail.com)
Publicity: Claudia Essenburg (ce.@gmail.com)
Art market: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Secretary - Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)
Social Media: Vacant
Minutes of all membership meetings and board meetings are posted on our website: https://www.artistsoflakechapala.org/minutes
Quorum: Anne, Kat, Elena, Barbara, Vonn, Claudia
Old Business:
Online membership registration with payment option - In progress.
Should we create the online membership sign up even if we don’t have the payment option at this time?
Barbara suggested that Vonn create a Form to express interest and then Membership Coordinator will contact them for payment. Already send letters but there’s no response. Growth is only through Art Market because of desire to exhibit.
Anne doesn’t want to create more busy work. Put it on hold for now.
Vonn expressed desire to focus on getting bank account so can get payments.
Social Media Coordinator: Open
The board voted Shelley Edson in as Social Media Coordinator, however she was unable to continue in that position. Important to get more clarity around what we need to minimize turnover. Let Anne know if you know of someone that would be a good fit. Person needs to be over 15 yrs old.
Survey
A survey will be sent to members to gain updated insights about members interests. Vonn shared the previous google survey from March 2024 and requested feedback from board members on WhatsApp. The purpose is so the ALC BoD can make updates focused on membership wants. Target to share with the community is February 2026 via email with a personal message from Anne and incentive. It was suggested that we offer an incentive for completing the survey. Have a 10-day/2-week response time with reminder mid-way and day before it expires. Barbara will work with Vonn on that.
Gretchen suggested a way to determine what media they are interested in and whether it is only interest or because you are an artist.
Business Cards
Gretchen has the Avery labels for business cards. Jeff will create a template designed and then they can be printed as needed. Anne sent Jeff a reminder of what we need.
Include ALC’s name in English & Spanish & feature a QR Code to ALC’s website.
Artful Codgers
Artful Codgers and Dogers (2 categories: over 60=codger & under 60=doger). ALC will host the reception, register artists, hang the event, and decide on how funds will be disbursed. We have last year's outline and administrative forms to work from. Expenses will include food for reception and any donation to the children's program. Anne was able to pick up wine from Costco at a good price–red and white and sparkling cider and popcorn.
Gretchen agreed to assist with the budget planning for entire event.
Artists registration fees are 200 pesos for each entry with a 3 piece limit.
There needs to be a committee and a lead to get it started. Anne and Gretchen have volunteered however more volunteers are required. Make sure all supplies are there. Anne has information on who volunteered last year. New people have been added.
Gretchen shared that a woman hand wrote information on the art. Can capture info from registration for the wall (name and description). Vonn has a spreadsheet and will do a mail merge. Last minute changes will be handwritten.
When people bring their art, they will be placed on the floor in the appropriate area, hung next day, and judged the next day. All like art will be hung together; however, Dodgers won’t be mixed in with Codgers.
Have 13 artists entered, none are under 60.
Barbara suggested sending out a reminder via email. Claudia suggested putting out a call on Facebook – attention all artists and will do that. Vonn sent out link to use and it sends people to our website.
Don’t like the logo. Replace it with previous logo.
Advertising has been via facebook mostly by Melody
Volunteers - Elena has volunteered as a greeter.
Meet on January 2nd at 4 pm to move things forward.
Important dates: January 15, 2026 - Take in: January 17, 2026 - Opening Night Reception
February 02, 2026 - Show closes February 03, 2026 - Take out
NEW BUSINESS:
New volunteers:
Drop Box Info:
Vonn has shared zir Dropbox link to be used for dropping photos and other hi-res assets. Will be where Stephanie can drop hi-res photos.
Vonn will send Barbara the link and help will using it.
Financial Report: Gretchen Johnston.
Registration was a problem.
$83,749p | Initial |
Income | |
Expenses | |
Balance | |
Misc. |
November 2025
$77,687p | Initial |
$12,300p | Income |
$ 6,238p | Expenses |
$83,749p | Balance |
Misc. |
Publicity: Claudia Essenburg
Ojo has raised fee to $660 and has been paid for January and February. Ojo needs to be a month ahead of time.
Need an article for Laguna Seminario. Claudia will write it in both English and Spanish.
$2300p | Guadalajara Reporter |
$2400p | Laguna Seminario / Lakeside News |
$ 660p | Ojo |
Misc. |
Membership: Barbara Logan
Claudia shared that we are now competing with a lot of groups. Suggested an incentive to join. Gretchen suggested having a price difference for members or non-members as an incentive. Vonn mentioned that the current survey is for members. Perhaps have a different survey for past members who haven’t renewed. If we are promoting events, vendors should be a member and/or give a percent of their revenue.
Vonn will draft another survey for mailing list or non-renewals.
Barbara to share with Anne who hasn’t renewed so Anne can do an outreach to them.
148 | Total paid members |
12 | Renewal notices sent for people due to renew in December |
18 | Renewal notices sent for people due to renew in January |
5 (new) 1 (renewed | Total memberships in December (new and renewed) |
0 | Membership related expenses. |
Misc |
Art Market: Elena Valdivia. There were issues with volunteers. She had the list but didn’t see volunteers. Need for more communications at the Market. There were last minute cancellations/challenges. Anne reviewed template for volunteerism.
Gretchen has list for next Art Market, about 12 people who paid in advance.
Barbara gave updated info for handout and will bring to meeting.
Make sure we have someone to be at the monthly meeting to sign people up for next Art Market. Barbara will take that on.
After market debriefing via Zoom was delayed due to the Holidays
Website: Vonn New
There are currently 16 artist profiles on the website. Vonn is ready to process more. Another option for Art Connection’s 10% discount is showing your profile. vonn.new@gmail.com.
Send Vonn any suggested edits in writing.
Volunteers: Anne
Future: Volunteer appreciation event. Important to keeping volunteers. Gretchen suggested a special event after the art market season is over (last one is in April) so we can include all volunteers. Until then,
BJ is working on ideas to acknowledge appreciation. BJ will submit a budget to the BoD for review.
Encourage BoD to recruit new volunteers and make sure the spreadsheet is updated.
Claudia shared that there is a photographer that’s interested. Vonn reaffirmed that we have a photographer and need to be careful. Be sensitive to existing volunteers and connect with someone else who is interested.
Claudia shared that people need to connect with new people at the monthly meet-up etc. and share all the various things we do (not just market).
Barbara suggested that we have “greeters” that will focus on connecting with new people.
At monthly meeting, Gretchen suggested a time for people to connect with people next to them.
Will be helpful for BJ to have view only access to membership list. Also non-member volunteer list.
Migration Project: Vonn New
Tabled at this time.
The Social Media: Open
Purpose: Membership retention, new members, highlight activities.
Facebook Posting Protocol - Be aware that this is public. We need to make sure info is accurate, complete and appropriate.
Upcoming ALC Events:
January 15th Codgers - Take in art for hanging
January 15th 4:00 pm - 3rd Thursday Social - near Cultural Center TBD
January 17th Art Market 8:00 am set -10:00 - 3:00 open for the public
January 17th 5:00pm - Codgers Reception (winners will be announced)
January 21st Codgers Event - Walk around & Feature 3 Artists to Share
With Wine and goodies followed by optional restaurantlunch
January 22nd 12:00pm - Board of Directors' meeting via Zoom
All members are welcome to attend
February 2nd 2:00pm - Show closes
February 2nd 11:00AM - Membership meeting
February 3rd 10:00am - ArtistsTake out art
Reach out to Steve Greenberg for condolences and support.
Meeting adjourned at 5:44 pm.
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Reunión Mensual de la Junta Directiva de ALC vía Zoom
29 de diciembre de 2025
Abierta a las 4:00 PM vía Zoom
Secretaria Kat O’Sullivan
Presidenta/Estatutos: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vicepresidente/Gerente de sitio web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Coordinadora de Membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Tesorera: Gretchen Johnston, tx898 (j.gretchen@gmail.com)
Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)
Mercado de Arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Secretaria: Kat O’Sullivan (kat@katosullivan.com)
Redes Sociales: Vacante
Las minutas de todas las reuniones de membresía y de la junta se publican en nuestro sitio web: https://www.artistsoflakechapala.org/minutes
Quórum: Anne, Kat, Elena, Barbara, Vonn, Claudia
Asuntos Pendientes:
Registro de membresía en línea con opción de pago – En progreso.
¿Debemos crear el registro en línea aunque no tengamos la opción de pago en este momento?
Barbara sugirió que Vonn cree un formulario para expresar interés y luego la Coordinadora de Membresía los contactará para el pago. Ya se enviaron cartas pero no hay respuesta. El crecimiento es solo a través del Mercado de Arte por el deseo de exhibir.
Anne no quiere crear más trabajo innecesario. Se pone en pausa por ahora.
Vonn expresó el deseo de enfocarse en obtener una cuenta bancaria para poder recibir pagos.
Coordinador de Redes Sociales: Abierto
La junta votó a Shelley Edson como Coordinadora de Redes Sociales, sin embargo no pudo continuar en esa posición. Es importante tener más claridad sobre lo que necesitamos para minimizar la rotación. Informar a Anne si conocen a alguien que pueda ser un buen candidato. La persona debe tener más de 15 a ños.
Encuesta
Se enviará una encuesta a los miembros para obtener información actualizada sobre sus intereses. Vonn compartió la encuesta previa de Google de marzo de 2024 y pidió retroalimentación a los miembros de la junta en WhatsApp. El propósito es que la Junta Directiva de ALC pueda hacer actualizaciones enfocadas en los deseos de los miembros. La meta es compartirla con la comunidad en febrero de 2026 vía correo electrónico con un mensaje personal de Anne y un incentivo. Se sugirió ofrecer un incentivo por completar la encuesta. Tiempo de respuesta de 10 días/2 semanas con recordatorio a mitad y un día antes de que expire. Barbara trabajará con Vonn en eso.
Gretchen sugirió una manera de determinar qué medios les interesan y si es solo interés o porque son artistas.
Tarjetas de presentación
Gretchen tiene las etiquetas Avery para tarjetas de presentación. Jeff creará una plantilla y luego se imprimirán según sea necesario. Anne envió a Jeff un recordatorio de lo que necesitamos.
Incluir el nombre de ALC en inglés y español y un código QR al sitio web de ALC.
Artful Codgers
Artful Codgers y Dogers (2 categorías: mayores de 60 = codger & menores de 60 = doger). ALC organizará la recepción, registrará artistas, montará el evento y decidirá cómo se distribuirán los fondos. Tenemos el esquema y formularios administrativos del año pasado para trabajar. Los gastos incluirán comida para la recepción y cualquier donación al programa infantil. Anne pudo comprar vino en Costco a buen precio – tinto, blanco, sidra espumosa y palomitas.
Gretchen aceptó ayudar con la planificación del presupuesto para todo el evento.
Las cuotas de registro de artistas son de 200 pesos por cada entrada con un límite de 3 piezas.
Se necesita un comité y un líder para comenzar. Anne y Gretchen se ofrecieron, pero se requieren más voluntarios. Asegurarse de que todos los suministros estén disponibles. Anne tiene información sobre quiénes se ofrecieron el año pasado. Se han agregado nuevas personas.
Gretchen compartió que una mujer escribió a mano información sobre el arte. Se puede capturar la información del registro para la pared (nombre y descripción). Vonn tiene una hoja de cálculo y hará una combinación de correspondencia. Los cambios de último minuto se escribirán a mano.
Cuando la gente traiga su arte, se colocará en el piso en el área correspondiente, se colgará al día siguiente y se juzgará al siguiente. Todo arte similar se colgará junto; sin embargo, los Dogers no se mezclarán con los Codgers.
Hay 13 artistas inscritos, ninguno menor de 60.
Barbara sugirió enviar un recordatorio por correo electrónico. Claudia sugirió publicar un llamado en Facebook – atención artistas – y lo hará. Vonn envió un enlace que dirige a nuestro sitio web.
No gusta el logo. Reemplazarlo con el anterior.
La publicidad ha sido principalmente vía Facebook por Melody.
Voluntarios – Elena se ofreció como anfitriona.
Reunirse el 2 de enero a las 4 pm para avanzar.
Fechas importantes:15 de enero de 2026 – Recepción de obras,17 de enero de 2026 – Noche de apertura
02 de febrero de 2026 – Cierre de exposición - 03,de febrero de 2026 – Retiro de obras
Asuntos Nuevos
Nuevos voluntarios
Información de Dropbox:
Vonn compartió su enlace de Dropbox para subir fotos y otros recursos en alta resolución. Será donde Stephanie pueda subir fotos en alta resolución.
Vonn enviará el enlace a Barbara y ayudará en su uso.
Informe Financiero: Gretchen Johnston
El registro fue un problema.
$83,749p Inicial
________Ingresos
________Gastos
________Balance
________Misceláneo
Noviembre 2025
$77,687p Inicial
$12,300p Ingresos
$6,238p_ Gastos
$83,749p Balance
________Misceláneo
Publicidad: Claudia Essenburg
Ojo ha aumentado la tarifa a $660 y se ha pagado para enero y febrero. Ojo necesita estar un mes por adelantado.
Se necesita un artículo para Laguna Seminario. Claudia lo escribirá en inglés y español.
$2300p Guadalajara Reporter
$2400p Laguna Seminario / Lakeside News
$660p_ Ojjo
_______Misceláneo
Membresía: Barbara Logan
Claudia compartió que ahora competimos con muchos grupos. Sugirió un incentivo para unirse. Gretchen sugirió tener una diferencia de precio para miembros o no miembros como incentivo. Vonn mencionó que la encuesta actual es para miembros. Quizás tener una encuesta diferente para exmiembros que no han renovado. Si promovemos eventos, los vendedores deben ser miembros y/o dar un porcentaje de sus ingresos.
Vonn redactará otra encuesta para la lista de correo o no renovaciones.
Barbara compartirá con Anne quiénes no han renovado para que Anne pueda hacer un acercamiento.
148 Total de miembros pagados
12 Avisos de renovación enviados para diciembre
18 Avisos de renovación enviados para enero
05 (nuevos)
01 (renovado) Total de membresías en diciembre (nuevas y renovadas)
0 Gastos relacionados con membresía
____Misceláneo
Mercado de Arte: Elena Valdivia
Hubo problemas con voluntarios. Tenía la lista pero no vio voluntarios. Se necesita más comunicación en el Mercado. Hubo cancelaciones/desafíos de último minuto. Anne revisó la plantilla de voluntariado.
Gretchen tiene lista para el próximo Mercado de Arte, unas 12 personas que pagaron por adelantado.
Barbara dio información actualizada para el folleto y la llevará a la reunión.
Asegurarse de que alguien esté en la reunión mensual para inscribir personas para el próximo Mercado de Arte. Barbara se encargará de eso.
La reunión de retroalimentación vía Zoom se retrasó por las fiestas.
Sitio web: Vonn New
Actualmente hay 16 perfiles de artistas en el sitio web. Vonn está listo para procesar más. Otra opción para el descuento del 10% de Art Connection es mostrar tu perfil. vonn.new@gmail.com.
Enviar a Vonn cualquier sugerencia de edición por escrito.
Voluntarios: Anne
Futuro: Evento de agradecimiento a voluntarios. Importante para mantenerlos. Gretchen sugirió un evento especial después de la temporada del mercado de arte (el último es en abril) para incluir a todos los voluntarios. Hasta entonces:
BJ está trabajando en ideas para reconocer la apreciación. BJ presentará un presupuesto a la Junta para revisión.
Animar a la Junta a reclutar nuevos voluntarios y asegurarse de que la hoja de cálculo esté actualizada.
Claudia compartió que hay un fotógrafo interesado. Vonn reafirmó que ya tenemos un fotógrafo y debemos ser cuidadosos. Ser sensibles con los voluntarios existentes y conectar con alguien más interesado.
Claudia compartió que la gente necesita conectarse con nuevas personas en la reunión mensual, etc., y compartir todas las diversas cosas que hacemos (no solo el mercado).
Barbara sugirió que tengamos “anfitriones” que se enfoquen en conectar con nuevas personas.
En la reunión mensual, Gretchen sugirió un tiempo para que la gente se conecte con las personas a su lado.
Será útil para BJ tener acceso de solo visualización a la lista de miembros. También a la lista de voluntarios no miembros.
Proyecto de Migración: Vonn Nuevo
Pospuesto por el momento.
Redes Sociales: Abierto
Propósito: Retención de miembros, nuevos miembros, destacar actividades.
Protocolo de Publicación en Facebook - Tener en cuenta que esto es público. Necesitamos asegurarnos de que la información sea precisa, completa y apropiada.
Próximos Eventos de ALC:
15 de enero Codgers - Recepción de arte para colgar
15 de enero 4:00 pm - Social del tercer jueves - cerca del Centro Cultural TBD
17 de enero Art Market 8:00 am montaje - 10:00 - 3:00 abierto al público
17 de enero 5:00 pm - Recepción de Codgers (se anunciarán los ganadores)
21 de enero Evento Codgers - Recorrido y presentación de 3 artistas para compartir. Con vino y bocadillos seguido de almuerzo opcional en restaurante
22 de enero 12:00 pm - Reunión de la Junta Directiva vía Zoom
Todos los miembros son bienvenidos a asistir
2 de febrero 2:00 pm - Cierre de la exposición
2 de febrero 11:00 am - Reunión de miembros
3 de febrero 10:00 am - Los artistas retiran el arte
Contactar a Steve Greenberg para condolencias y apoyo.
La reunión se levantó a las 5:44 pm.