Artistas del Lago de Chapala
Para español, ver más abajo.
ALC Monthly Board Meeting via Zoom
Thursday, August 28th, 2025
Opened at 4 PM via Zoom
Present were:
President: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vice President: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Treasurer: Gretchen Johnston, (j.gretchen@gmail.com)
Membership Coordinator: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Website Manager: Vonn New (vonn.new@gmail.com),
Art market: Elena Valdivia(helenvalpri@yahoo.com)
Bylaws: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Social Media - Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Secretary - Position Vacant
Absent
Publicity: Claudia Essenburg ce.tx898@gmail.com)
Quick recap
The group discussed the open Secretary position and its evolving role in light of using AI for meeting minutes, while also addressing financial updates and membership registration. The conversation ended with detailed planning for upcoming events, including vendor arrangements, volunteer management, and various social activities, while also covering membership growth and social media communication strategies.
Next steps
Art Market
Meet with the taco vendor at 4 PM Aug 29th at Central Cultural to discuss setup
Meet with the bartender at 10 AM Aug 29th to discuss drink options and providing coffee in the morning for the art market
Receive and transfer the additional 1,000 pesos for the venue rental
Complete reimbursement forms for the 990 and 1,000 pesos art market venue expenses
Review the website volunteers page & provide feedback on job descriptions to Vaughn
Walk through the venue on Saturday the 20th to adjust the map and layout for vendor spots
Send an email to vendors with instructions, appreciation notes, and the promotional tile
Vice President/Website
Set up the website for art market waiting list as the event is sold out
Treasurer
Send reimbursement forms to Elena
Reimburse Elena for market expenses paid to CCAR
Collect money at the art fair and help at the Monday meeting for payment
** Reminder that the board needs to fill out the fund transfer form and provide it to Gretchen
All Board
Send financial information to Gretchen by the third Thursday of the month so she can create the monthly report.
Board members - Send their bios to Vaughn for the website
President
ALC: Provide information to Gail about the Secretary position for posting
Barbara and Elena: Provide financial information to Gretchen by tomorrow for the treasurer's report
Summary
AI-Supported Secretary Role Discussion
The meeting focused on the open Secretary position, which remains unfilled despite using AI to assist with meeting minutes. Gretchen suggested publicizing that AI is being used to generate meeting minutes, with the secretary's role now primarily focused on reviewing and cleaning up the content. ALC agreed to discuss this approach in the upcoming Monday meeting and will provide information to Gail for posting about the AI-supported minutes process.
Financial Updates and Membership Registration
The meeting focused on financial updates and membership registration. Gretchen requested financial information from Elena and Barbara to prepare the treasurer's report, which Elena confirmed she would provide. Barbara agreed to handle the money transfer and complete the necessary forms. The group discussed the need for updated registration numbers and expenses, with Elena reporting 2 members.
Event Vendor and Layout Planning
Elena reported on vendor arrangements for an upcoming event, including meeting with a taquisa vendor and a bartender who will provide tropical drinks. They discussed setting up additional art spots, with Elena suggesting they could fit 2-3 more small spots on the sidewalk while maintaining clear access. Vonn and Elena agreed to review the event layout on Saturday the 20th to adjust the map accordingly. Gretchen mentioned she would process Elenea’s art market venue reimbursements for 1,000 pesos (rent) and 990 pesos (staffing fees) after the meeting.
Event Logistics and Media Planning
The team discussed logistics for an upcoming event, including the need for morning coffee service and confirmation that a tent setup would be allowed. Elena confirmed that Bj will return to Ajijic to volunteer and support her efforts, while Garden of Dreams was established as a backup location. The group also addressed media coverage, with Claudia absentee reporting that ads for the Guadalajara Reporter and Ojo were scheduled for publication, and that she was working with Stephanie on an article that included three photos. Vonn announced ze would set up a waiting list for ticket sales since the event had sold out.
Boosting Event Public Engagement
The team discussed strategies to increase public participation in an upcoming event. Vonn offered to help Elena draft an email to vendors, which will include logistics, social media tiles, and appreciation, and Vonn will send a draft before sending it out. They also discussed adding more member bios to the website, with Vonn encouraging more members to submit their bios and photos to be featured.
Event Planning and Volunteer Coordination
The group discussed plans for an upcoming event, including volunteer roles and logistics. Elena was tasked with reviewing the volunteer page on the website and identifying needed changes to job descriptions for the art market. They also discussed the need for a traffic director and other volunteers, with Philippa and Kathy Karanz already volunteering for greeting duties. Gretchen emphasized that volunteer positions may need to be adjusted based on the new venue's requirements. The group decided not to collect payments for future events until they get confirmation from CCAR on the location, though they may implement a signup system.
Membership Growth and Event Updates
The meeting covered updates on membership and recent events. Barbara reported that the organization currently has 133 members, with 13 new or renewed memberships in August and September. The group discussed the success of the Third Thursday social event, which drew 21 attendees, and plans for an upcoming event where Barbara will be present to encourage new memberships. The team expressed optimism about the organization's growth and the positive energy from recent activities.
Volunteer Management and Social Media
The team discussed volunteer management and social media communication. Gail, the new social media manager, explained her challenges in getting consistent information and proposed setting up a posting schedule. The group decided that Gail would post information about volunteering for the 20th, using details provided by Elena after the website is updated. They agreed to review the volunteer needs after Elena has had time to consider what is necessary.
Upcoming Art Events and Activities
The meeting covered upcoming events and activities for the organization. A Mexican modern art presentation was scheduled for tomorrow, with Vonn adding information and checking setup at 12:30. The group discussed the Guadalajara tour on August 30th with 34 people signed up, and a meet-up with El Chivo on September 5th from 11-12:30. They also addressed an invitation from LCS to participate in their Halloween party on October 26th, which includes setting up a trick-or-treat station for 250 children and an altar installation for Day of the Dead. Several other events were mentioned but tabled, including All Artful Codgers, Peter Chandray Scholarship Fund, and Association Civil. The group also noted that Victor had declined their assistance for his art walk, preferring to go in a different direction.
The meeting ended at 4:55pm
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Reunión mensual de la junta directiva de ALC por Zoom
Jueves, 28 de agosto de 2025
Inicio a las 16:00 h por Zoom
Estuvieron presentes:
Presidenta: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Vicepresidenta: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Tesorera: Gretchen Johnston (j.gretchen@gmail.com)
Coordinadora de Membresía: Barbara Logan (barbara.logan6@gmail.com)
Gerente del Sitio Web: Vonn New (vonn.new@gmail.com)
Mercado de Arte: Elena Valdivia (helenvalpri@yahoo.com)
Estatutos: Anne McFarland (a.m.studio0528@gmail.com)
Redes Sociales: Gail Early (frugfabbook@gmail.com)
Secretaria - Puesto Vacante
Ausente
Publicidad: Claudia Essenburg (ce.tx898@gmail.com)
Resumen rápido
El grupo discutió la vacante de Secretario/a y su rol en constante evolución gracias al uso de IA para la elaboración de actas de reuniones, además de abordar las actualizaciones financieras y el registro de miembros. La conversación concluyó con una planificación detallada de los próximos eventos, incluyendo la gestión de proveedores, la gestión de voluntarios y diversas actividades sociales, además de abordar el crecimiento de la membresía y las estrategias de comunicación en redes sociales.
Próximos pasos
Mercado de arte
Reunirse con el vendedor de tacos a las 4 p. m. del 29 de agosto en el Centro Cultural para hablar sobre la organización.
Reunirse con el barman a las 10 a. m. del 29 de agosto para hablar sobre las opciones de bebidas y ofrecer café por la mañana para el mercado de arte.
Recibir y transferir los 1000 pesos adicionales para el alquiler del lugar.
Completar los formularios de reembolso de 990 y 1000 pesos para los gastos del mercado de arte.
Revisar la página de voluntarios del sitio web y brindar comentarios sobre las descripciones de trabajo a Vaughn.
Recorrer el lugar el sábado 20 para ajustar el mapa y la distribución de los puestos de los vendedores.
Enviar un correo electrónico a los vendedores con instrucciones, notas de agradecimiento y el mosaico promocional.
Vicepresidente/Sitio web
Configuró el sitio web para la lista de espera del mercado de arte, ya que el evento está agotado.
Tesorero
Enviar los formularios de reembolso a Elena
Reembolsar a Elena los gastos de mercado pagados a CCAR
Recaudar dinero en la feria de arte y ayudar en la reunión del lunes con el pago
** Recordatorio: la junta debe completar el formulario de transferencia de fondos y entregárselo a Gretchen
Junta Directiva
Envíenle la información financiera a Gretchen antes del tercer jueves de cada mes para que pueda elaborar el informe mensual.
Miembros de la junta directiva: envíen sus biografías a Vaughn para el sitio web.
Presidente
ALC: Proporcionar información a Gail sobre el puesto de Secretario para su publicación.
Barbara y Elena: Proporcionar información financiera a Gretchen mañana para el informe del tesorero.
Resumen
Discusión sobre la función de secretaria con apoyo de IA
La reunión se centró en la vacante de secretaria, que sigue sin cubrirse a pesar del uso de IA para la elaboración de actas. Gretchen sugirió dar a conocer que se está utilizando IA para generar actas, y que la función de la secretaria se centra ahora principalmente en revisar y depurar el contenido. El Comité Asesor de Políticas (ALC) acordó debatir este enfoque en la próxima reunión del lunes y proporcionará información a Gail para su publicación sobre el proceso de elaboración de actas con apoyo de IA.
Actualización financiera y registro de membresía
La reunión se centró en la actualización financiera y el registro de membresía. Gretchen solicitó información financiera a Elena y Bárbara para preparar el informe de la tesorería, y Elena confirmó que la proporcionaría. Bárbara aceptó encargarse de la transferencia de dinero y completar los formularios necesarios. El grupo discutió la necesidad de actualizar los números de registro y los gastos, y Elena informó que había dos miembros.
Logística del evento y planificación de medios
El equipo discutió la logística para un próximo evento, incluyendo la necesidad de servicio de café por la mañana y la confirmación de que se permitiría instalar una carpa. Elena confirmó que Bj regresará a Ajijic como voluntario y apoyará sus esfuerzos, mientras que Jardín de los Sueños se estableció como sede alternativa. El grupo también abordó la cobertura mediática. Claudia, ausente, informó que se programaron anuncios para el Guadalajara Reporter y Ojo, y que estaba trabajando con Stephanie en un artículo con tres fotos. Vonn anunció que se establecería una lista de espera para la venta de entradas, ya que las entradas para el evento se habían agotado.
Impulsando la participación pública en el evento
El equipo analizó estrategias para aumentar la participación pública en un próximo evento. Vonn se ofreció a ayudar a Elena a redactar un correo electrónico para los proveedores, que incluirá la logística, las redes sociales y el agradecimiento. Vonn enviará un borrador antes de enviarlo. También se habló de añadir más biografías de los miembros al sitio web, y Vonn animó a más miembros a enviar sus biografías y fotos para que se publiquen.
Planificación de eventos y coordinación de voluntarios
El grupo discutió los planes para un próximo evento, incluyendo las funciones de los voluntarios y la logística. Elena se encargó de revisar la página de voluntarios en el sitio web e identificar los cambios necesarios en las descripciones de puestos para el mercado del arte. También discutieron la necesidad de un director de tráfico y otros voluntarios, con Philippa y Kathy Karanz ya ofreciéndose como voluntarias para la recepción. Gretchen enfatizó que los puestos de voluntarios podrían necesitar ajustes según los requisitos del nuevo lugar. El grupo decidió no cobrar pagos para futuros eventos hasta recibir la confirmación de CCAR sobre la ubicación, aunque podrían implementar un sistema de registro.
Aumento de la membresía y actualizaciones de eventos
La reunión abordó las actualizaciones sobre la membresía y los eventos recientes. Barbara informó que la organización cuenta actualmente con 133 miembros, con 13 membresías nuevas o renovadas en agosto y septiembre. El grupo discutió el éxito del evento social del Tercer Jueves, que atrajo a 21 asistentes, y los planes para un próximo evento en el que Barbara estará presente para fomentar la incorporación de nuevas membresías. El equipo expresó optimismo sobre el crecimiento de la organización y la energía positiva generada por las actividades recientes.
Gestión de Voluntarios y Redes Sociales
El equipo discutió la gestión de voluntarios y la comunicación en redes sociales. Gail, la nueva administradora de redes sociales, explicó sus dificultades para obtener información consistente y propuso establecer un calendario de publicaciones. El grupo decidió que Gail publicaría información sobre el voluntariado para el día 20, utilizando la información proporcionada por Elena después de actualizar el sitio web. Acordaron revisar las necesidades de voluntariado después de que Elena haya considerado lo necesario.
Próximos eventos y actividades artísticas
La reunión abordó los próximos eventos y actividades de la organización. Se programó una presentación de arte moderno mexicano para mañana, donde Vonn aportará información y revisará el montaje a las 12:30. El grupo habló sobre la gira por Guadalajara el 30 de agosto, con 34 personas inscritas, y una reunión con El Chivo el 5 de septiembre de 11:00 a 12:30. También abordaron una invitación de LCS para participar en su fiesta de Halloween el 26 de octubre, que incluye la instalación de una estación de trick or treat para 250 niños y la instalación de un altar para el Día de Muertos. Se mencionaron otros eventos, pero se pospusieron, como All Artful Codgers, el Fondo de Becas Peter Chandray y la Asociación Civil. El grupo también señaló que Víctor había rechazado su ayuda para su paseo artístico, prefiriendo tomar otro rumbo.
La reunión finalizó a las 16:55.