2 Dec Board Meeting/Reunion de la junta directive

Para español, ver más abajo

Artists of Lake Chapala (ALC)

Board Meeting Notes - December 02, 2024

Called to Order at - 12:30 pm

Facilitator: Anne McFarland

Minutes taken by Vonn New

Meeting participants

In Person                                                      

President - Anne McFarland    

Vice President - Vonn New

Treasurer - Gretchen Johnston

Membership Coordinator - Barbara Logan

Website Manager - Vonn New

Social Media Administrator - Claudia Essenburg

Art Market - BJ Hardin

Bylaws - Anne McFarland

Publicity - Jeff Aguilar

Chris Small

Absent   

Secretary - Nancy Diamond

Action items below are marked with a *

Membership - Barbara Logan

4 new members signed up last month

We need more interesting activities and amenities so people will be more interested. 

*Add a dedicated membership page link on the website, (Vonn) with a place to post questions directed to Barb for a response.

*Claudia will add membership info to the Facebook summary this will be pinned to the top and images will change periodically. 

Art presentations/ demonstrations at Monthly meetings with another person introducing.

Suggestions: have someone (Chris) introduce the presenter

Include artists who aren’t visual artists, especially at first to boost our multidisciplinary reach.

*Board members will provide Anne with the names of interested artists so they can be added to the agenda.

There was some discussion about whether presentations should be bilingual or not.

Barb will create a standard membership statement so everyone will have the same message when creating community information. 

Paying for membership online in the future will be revisited.

Treasury Report

The report is up to date without discrepancies and is attached to these minutes (see below).

Need to develop budgets for all projects.

Need to renegotiate Garden of Dream’s (GoD) fee for Art Market and create a budget for ads.

The last 3 art markets average about 70% capacity. 

Advertising cost:

Previous Art Market spending has been acceptable. Don’t go over $1000MX.

Some advertising expenses were designated as organizational development rather than Art Market.  

Art Market - BJ

Market day:

Some artists aren’t computer literate so BJ is doing a lot of table adjustments manually.

She has removed several booths for better space and is updating the map.

Gretchen is assisting with booth payments on market days giving BJ more time to address artists’ needs. 

No Shows: 

In the November market, about 10 artists, did not show and didn’t cancel. 

There was an American Legion show in Chapala the same day - many went to that. We need to look at a prepayment requirement. The problem is some artists don't have the $ until the show is over and prefer to pay then. We need an incentive to prepay for shows. 

*Incentive for pre-pay directory of “featured” artists on the website. (make it so BJ can fill it out).

Suggestion: 

Requiring pre-payment will lessen no-shows and any prepaid booth money will be 

relinquished if an artist does not show.

Incentive for pre-pay: directory of ‘featured’ artists on the website. (make it so BJ can fill it out)

Artist Bios on the table, give the artists a form with parameters (name, medium, contact info), and encourage them to make their signs.

Encourage name tags for exhibitors.

Advertising

GoD has requested 3 large Art Market posters for their lobby. We need to invest in a creative way of making them reusable—perhaps vinyl, with a space to put dates with stickers. We also need to coordinate size and placement. They also want to create an artist link tree (more information required).

BJ needs to proofread ads about the Art Market. Please also post to the WhatsApp group so more eyes can check them.

Claudia will coordinate with Rocio to get information from the municipality about banner permissions and legalities.

Volunteerism 

Board members will send job details, duties, specifics, who to report to, and skills needed to Vonn. Vonn will make a list and post it to the website so artists and patrons can identify where they can contribute. 

Moving Forward

Association Civil - P.O. Box usage

Anne is researching registering as a non-profit.  Doing so will affect the amount of taxes paid.

Anne will be contacting a notary.

We need to be registered before we can open a bank account.  

How to rotate the signatories on account.  The person who opens the account is the lead account holder. That could be an issue with our term of office being just 1 year.

Gretchen, Anne, and Vonn are to meet w/ Notario in Dec, and report in Jan..

We will need a physical address. Can it be a P.O. Box or an iShop box?

Other general considerations

Brainstorm of future events

How to highlight fine art member’s work.

Bi-annual shows in a gallery.

Melody Peterson curated the Artful Codgers show and may be a resource for us.

4to Sentido is a possible venue for events.

Interest in collaborations between visual art, dance, poetry, music, etc.  Create teams and present together. 

Workshop event - demos and displays of art.

Swap meets

Art swaps

Each art market could have a live demo several times during the day. Sign with the schedule and special location of the demo. Livestream?

Treasury Detail

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Vonn New - Vice President, Anne McFarland - President

Acting as Secretary of the Day

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Artistas del Lago de Chapala (ALC)

Notas de la reunión de la junta directiva - 2 de diciembre de 2024

Se inició la sesión a las 12:30 p. m.

Facilitadora: Anne McFarland

Acta tomada por Vonn New

Participantes de la reunión

En persona

Presidenta: Anne McFarland

Vicepresidenta: Vonn New

Tesorera: Gretchen Johnston

Coordinadora de membresía: Barbara Logan

Gerente del sitio web: Vonn New

Administradora de redes sociales: Claudia Essenburg

Mercado de arte: BJ Hardin

Estatutos: Anne McFarland

Publicidad: Jeff Aguilar

Chris Small

Ausente

Secretaria: Nancy Diamond

Los puntos de acción que se indican a continuación están marcados con un *

Membresía - Barbara Logan

El mes pasado se registraron 4 nuevos miembros

Necesitamos más actividades y servicios interesantes para que la gente esté más interesada.

*Agregar un enlace a la página de membresía dedicada en el sitio web (Vonn) con un lugar para publicar preguntas dirigidas a Barb para obtener una respuesta.

*Claudia agregará información sobre la membresía al resumen de Facebook; se fijará en la parte superior y las imágenes cambiarán periódicamente.

Presentaciones/demostraciones de arte en reuniones mensuales con otra persona que presente.

Sugerencias: que alguien (Chris) presente al presentador.

Incluir artistas que no sean artistas visuales, especialmente al principio para impulsar nuestro alcance multidisciplinario.

*Los miembros de la junta le proporcionarán a Anne los nombres de los artistas interesados ​​para que puedan agregarse a la agenda.

Hubo cierta discusión sobre si las presentaciones deberían ser bilingües o no.

Barb creará una declaración de membresía estándar para que todos tengan el mismo mensaje al crear información de la comunidad.

Se volverá a considerar el pago de la membresía en línea en el futuro.

Informe de Tesorería - Gretchen Johnson

El informe está actualizado sin discrepancias y se adjunta a estas actas (ver a continuación).

Es necesario desarrollar presupuestos para todos los proyectos.

Es necesario renegociar la tarifa de Garden of Dream (GoD) para Art Market y crear un presupuesto para anuncios.

Los últimos 3 mercados de arte tienen un promedio de capacidad del 70 %.

Costo de publicidad:

El gasto anterior en Art Market ha sido aceptable. No supere los $1000 MX.

Algunos gastos de publicidad se designaron como desarrollo organizacional en lugar de Art Market.

Mercado de arte - BJ

Día de mercado:

Algunos artistas no saben usar computadoras, por lo que BJ está haciendo muchos ajustes de mesas manualmente.

Ella ha quitado varios puestos para tener mejor espacio y está actualizando el mapa.

Gretchen está ayudando con los pagos de los puestos en los días de mercado, lo que le da a BJ más tiempo para abordar las necesidades de los artistas.

No presentarse:

En el mercado de noviembre, alrededor de 10 artistas no se presentaron ni cancelaron.

Hubo un espectáculo de la Legión Americana en Chapala el mismo día; muchos fueron. Necesitamos considerar un requisito de pago por adelantado. El problema es que algunos artistas no tienen el dinero hasta que termina el espectáculo y prefieren pagar en ese momento. Necesitamos un incentivo para pagar por adelantado los espectáculos.

*Incentivo para el directorio de prepago de artistas "destacados" en el sitio web. (Hazlo de manera que BJ pueda completarlo).

Sugerencia:

Requerir el pago por adelantado reducirá las inasistencias y se perderá el dinero del puesto prepago si un artista no se presenta.

Incentivo para el pago por adelantado: directorio de artistas “destacados” en el sitio web (que BJ pueda completarlo)

Biografías de los artistas en la mesa, entregue a los artistas un formulario con parámetros (nombre, medio, información de contacto) y anímelos a hacer sus carteles.

Fomente el uso de etiquetas con nombres para los expositores.

Publicidad

GoD ha solicitado 3 carteles grandes del Mercado del Arte para su vestíbulo. Necesitamos invertir en una forma creativa de hacerlos reutilizables, tal vez vinilo, con un espacio para poner fechas con pegatinas. También necesitamos coordinar el tamaño y la ubicación. También quieren crear un árbol de enlaces de artistas (se requiere más información).

BJ necesita corregir los anuncios sobre el Mercado del Arte. Publíquelos también en el grupo de WhatsApp para que más personas puedan verlos.

Claudia se coordinará con Rocio para obtener información del municipio sobre los permisos y las legalidades de los carteles.

Voluntariado

Los miembros de la junta enviarán a Vonn detalles del trabajo, deberes, detalles, a quién informar y habilidades necesarias. Vonn hará una lista y la publicará en el sitio web para que los artistas y patrocinadores puedan identificar dónde pueden contribuir.

Avanzando

Asociación Civil - Uso de apartado postal

Anne está investigando la posibilidad de registrarse como una organización sin fines de lucro. Si lo hace, afectará la cantidad de impuestos que deberá pagar.

Anne se pondrá en contacto con un notario.

Necesitamos estar registrados antes de poder abrir una cuenta bancaria.

Cómo rotar a los firmantes de la cuenta. La persona que abre la cuenta es el titular principal de la cuenta. Eso podría ser un problema ya que nuestro mandato es de solo un año.

Gretchen, Anne y Vonn se reunirán con el notario en diciembre y se presentarán en enero.

Necesitaremos una dirección física. ¿Puede ser un apartado postal o un apartado de iShop?

Otras consideraciones generales

Lluvia de ideas sobre futuros eventos

Cómo destacar el trabajo de los miembros de bellas artes.

Exposiciones bianuales en una galería.

Melody Peterson fue curadora de la muestra Artful Codgers y puede ser un recurso para nosotros.

4to Sentido es un posible lugar para eventos.

Interés en colaboraciones entre artes visuales, danza, poesía, música, etc. Formar equipos y hacer presentaciones juntos.

Evento de taller: demostraciones y exhibiciones de arte.

Intercambios de arte

Cada mercado de arte podría tener una demostración en vivo varias veces durante el día. Firma con el cronograma y la ubicación especial de la demostración. ¿Transmisión en vivo?

Detalle de la Tesorería

El Informe del Tesorero se puede ver arriba en la sección en inglés de las Actas.

Vonn New, vicepresidente;                                                                 Anne McFarland, presidenta

Actuando como secretaria del día